Uma despesa pode estar paga e não ter autorização comprovada, ou estar autorizada e ainda não ter prova de desembolso. A perícia contábil deve separar essas dimensões. Classificar todos os lançamentos incompletos como inexistentes ou todos os débitos bancários como despesas legítimas elimina informações essenciais ao exame.
Também é preciso demonstrar a vinculação com o bem administrado. Uma nota fiscal válida não comprova, sozinha, que o serviço beneficiou o patrimônio objeto das contas.
Três perguntas para cada lançamento
O perito contábil deve verificar o que foi contratado, qual foi a autorização e como ocorreu o pagamento. Contrato de gestão, instruções, notas, recibos, extratos e comprovantes de entrega devem ser relacionados ao mesmo evento.
O CPC, arts. 550 e 551, disciplina a ação de exigir contas e a apresentação das receitas, despesas e investimentos, com impugnação específica dos lançamentos. A conta técnica deve facilitar essa individualização, não substituir todos os fatos por uma glosa percentual.
Exemplo de classes mutuamente exclusivas
Considere despesas fictícias de R$ 40.000,00. A documentação permite a classificação abaixo, sem antecipar a decisão sobre as pendências:
| Classe | Valor | Questão a resolver |
|---|---|---|
| Autorizadas e pagas com vínculo comprovado | R$ 28.000,00 | Parcela confirmada na hipótese |
| Pagas, com autorização pendente | R$ 7.000,00 | Obter instrumento ou ratificação pertinente |
| Autorizadas, sem pagamento confirmado | R$ 5.000,00 | Conferir quitação e eventual conta a pagar |
| Total examinado | R$ 40.000,00 | 28.000 + 7.000 + 5.000 |
O fluxo de saída confirmado é R$ 35.000,00, composto pelos R$ 28.000,00 e R$ 7.000,00 pagos. O subtotal com os três requisitos assumidos como satisfeitos é R$ 28.000,00. Nenhum dos dois deve ser confundido automaticamente com valor de dano.
Se a autorização dos R$ 7.000,00 for comprovada, a classificação muda, mas não surge novo pagamento. Se os R$ 5.000,00 continuarem em aberto, podem pertencer a obrigações a pagar, e não às saídas já realizadas.
Despesas próprias e despesas de terceiros
Pagamentos mistos precisam ser separados por item. Uma transferência que reembolsa gastos de dois patrimônios não deve ser apropriada integralmente a apenas um. O critério de rateio exige causa e base documentadas.
Adiantamento ao prestador também não comprova execução integral. O relatório mantém o adiantamento, as despesas efetivamente justificadas e eventual saldo a devolver, sem deduzir novamente o valor antecipado e a prestação de contas que o explica.
Conclusão técnica
O assistente técnico contábil deve informar as diligências por lançamento e o efeito de cada pendência. O Código Civil, art. 668, é referência quando a gestão decorre de mandato, sem dispensar as condições específicas do vínculo.
A Costa Nova Associados apresenta os cálculos judiciais com classificação documental e financeira separadas. No exemplo, R$ 28.000,00 estão confirmados nos três aspectos; R$ 12.000,00 permanecem em classes distintas de pendência, sem acusação automática de irregularidade.
Exemplo hipotético. A admissibilidade de cada despesa e os efeitos da falta de documentos dependem do caso e das decisões pertinentes.