O total de notas fiscais emitidas não corresponde automaticamente ao saldo de um fornecedor. Mercadorias devolvidas, pagamentos parciais, descontos e cancelamentos precisam ser conciliados. A perícia contábil deve demonstrar o que foi fornecido, aceito, pago e ainda permanece em aberto.
O controle por documento evita que um pagamento seja abatido de duas notas ou que uma devolução seja ignorada porque ocorreu em competência diferente da venda. Também permite separar créditos contra devedores distintos do mesmo grupo.
Origem e prova do saldo
O art. 9º da Lei 11.101/2005 exige a demonstração do valor, da origem e da classificação do crédito, acompanhada dos documentos pertinentes. A sujeição da obrigação à recuperação e o tratamento pelo plano exigem análise própria; a natureza comercial do fornecedor não resolve, sozinha, todas essas questões.
O perito contábil deve identificar contratante, fornecedor, documento, entrega ou aceite, vencimento e pagamentos. Uma nota emitida e cancelada não deve permanecer no saldo como fornecimento efetivo. Uma duplicata e a nota correspondente podem representar o mesmo crédito, não duas obrigações independentes.
Documentos e eventos que devem ser ligados
Contratos, pedidos, notas, comprovantes de entrega, devoluções, cartas de crédito, razão de clientes e extratos bancários devem ser conciliados. A apropriação de pagamento global precisa de suporte que permita distribuí-lo entre os documentos abrangidos.
Um desconto comercial já incorporado ao valor líquido da nota não pode ser deduzido novamente. A devolução pode atingir apenas parte dos itens, exigindo quantidade e valor próprios. O exame deve preservar o documento original e mostrar a redução em linha identificada.
Exemplo por nota fiscal
Considere três fornecimentos fictícios. Todos os pagamentos e devoluções abaixo ocorreram antes da data-base e estão documentalmente vinculados às respectivas notas. Não há juros, correção ou outros ajustes nesta demonstração.
| Documento | Valor original | Devoluções | Pagamentos | Saldo nominal |
|---|---|---|---|---|
| Nota A | R$ 80.000,00 | R$ 10.000,00 | R$ 30.000,00 | R$ 40.000,00 |
| Nota B | R$ 50.000,00 | R$ 0,00 | R$ 20.000,00 | R$ 30.000,00 |
| Nota C | R$ 20.000,00 | R$ 20.000,00 | R$ 0,00 | R$ 0,00 |
| Total | R$ 150.000,00 | R$ 30.000,00 | R$ 50.000,00 | R$ 70.000,00 |
A conferência global é R$ 150.000,00 − R$ 30.000,00 − R$ 50.000,00 = R$ 70.000,00. A soma dos saldos individuais também resulta em R$ 40.000,00 + R$ 30.000,00 = R$ 70.000,00.
Uma cobrança de R$ 100.000,00 formada apenas por notas menos pagamentos deixaria de considerar R$ 30.000,00 de devoluções. Isso somente pode ser afirmado quando a vinculação e os efeitos dessas devoluções estão comprovados, como assumido no exemplo.
Devedor, titularidade e garantias
Quando o fornecimento envolve várias empresas, o saldo deve ser segregado por pessoa jurídica responsável. Uma tesouraria centralizada pode realizar o pagamento sem se tornar, por esse fato isolado, a devedora de todos os contratos.
Também é necessário verificar cessões de recebíveis, antecipações e pagamentos a terceiros. O desconto do título junto a uma instituição financeira não autoriza somar o fornecedor e a instituição como titulares integrais simultâneos da mesma obrigação. A cadeia documental deve definir a posição de cada participante.
Conclusão técnica e habilitação
O assistente técnico contábil deve apresentar a memória nominal e, em etapa própria, os encargos até a data pertinente ao procedimento. A posição de habilitação não deve ser confundida com a posição atual de cobrança ou com o valor das parcelas de um plano já aprovado.
A Costa Nova Associados organiza os cálculos judiciais por documento e evento. No exemplo, o saldo de principal é R$ 70.000,00, sem decisão automática sobre classe, sujeição, atualização ou forma de pagamento.
Exemplo inteiramente hipotético. A apuração real exige confirmação de fornecimentos, devoluções, quitações e enquadramento no processo.