Despesa empenhada, despesa liquidada e pagamento efetivo não são o mesmo evento. A perícia contábil deve identificar cada etapa para não confundir disponibilidade orçamentária, reconhecimento administrativo e saída de caixa. Uma ordem de pagamento pode existir sem que o valor tenha sido definitivamente creditado ao fornecedor.
Essa distinção é decisiva na prova de créditos contratuais. O saldo não pode ser apurado apenas pela diferença entre o valor do empenho e o pagamento, porque parte do objeto pode ainda não ter sido executada ou reconhecida.
O que cada documento representa
A Lei 4.320/1964 disciplina empenho no art. 58, liquidação nos arts. 62 e 63 e ordem de pagamento no art. 64. A liquidação verifica o direito do credor com base nos títulos e documentos pertinentes; a ordem de pagamento determina que a despesa seja paga. A prova da quitação exige examinar o evento financeiro.
O perito contábil deve ligar nota de empenho, medição, atesto, liquidação, ordem bancária e crédito efetivo. Estornos e devoluções bancárias precisam permanecer na linha temporal, pois podem desfazer um movimento inicialmente registrado como pagamento.
Exemplo de estágios diferentes
No cenário fictício, há empenho de R$ 200.000,00, despesa liquidada de R$ 150.000,00, ordem de pagamento de R$ 120.000,00 e crédito efetivo de R$ 100.000,00. A hipótese não contém retenções tributárias ou garantias.
| Comparação | Operação | Valor |
|---|---|---|
| Parcela empenhada não liquidada | 200.000 − 150.000 | R$ 50.000,00 |
| Liquidado sem ordem de pagamento | 150.000 − 120.000 | R$ 30.000,00 |
| Ordenado sem crédito efetivo | 120.000 − 100.000 | R$ 20.000,00 |
| Liquidado ainda não pago | 30.000 + 20.000 | R$ 50.000,00 |
Os R$ 50.000,00 não liquidados não são automaticamente crédito exigível. Os outros R$ 50.000,00 são o saldo liquidado sem pagamento no controle. São parcelas diferentes, embora tenham o mesmo valor. Somá-las e afirmar inadimplemento integral de R$ 100.000,00 exige prova adicional sobre a execução e as condições do contrato.
Retenções mudam a conciliação
Em um caso real, o crédito bancário pode ser líquido de retenções regularmente identificadas. Compará-lo diretamente com a liquidação bruta pode gerar uma falsa diferença. O relatório deve abrir tributos, garantia, pagamentos diretos e demais baixas antes de concluir sobre falta de pagamento.
Uma consulta ao sistema administrativo auxilia a pesquisa, mas não substitui a análise do documento de origem e de sua situação. Registro cancelado ou retificado deve ser distinguido da versão vigente, sem apagar o histórico.
Conclusão técnica
O assistente técnico contábil deve apresentar o valor em cada estágio e os documentos que sustentam a passagem entre eles. Nos cálculos judiciais, essa estrutura permite separar discussão sobre reconhecimento da despesa e discussão sobre quitação.
A Costa Nova Associados organiza a perícia contábil por obrigação e evento. No exemplo, o saldo liquidado não pago é R$ 50.000,00, sem encargos e sem declaração automática sobre a exigibilidade da parcela ainda não liquidada.
Exemplo hipotético. Vencimentos, retenções e efeitos dos atos administrativos dependem do contrato e do procedimento efetivo.