Em uma obra por administração, o orçamento e os custos efetivamente incorridos precisam de controles diferentes. A perícia contábil deve mostrar quais despesas pertencem à construção, como foram documentadas, qual taxa de administração incide e como o conjunto foi distribuído entre os participantes.
Os aportes recebidos não comprovam, por si, execução de despesas no mesmo valor. Também não se deve registrar o adiantamento a um fornecedor e a nota que posteriormente o liquida como dois custos independentes da obra.
Regime e documentação da construção
A Lei 4.591/1964, arts. 58 a 61, disciplina a construção por administração nas incorporações abrangidas, incluindo documentação, contas dos contratantes e acompanhamento dos custos. É necessário confirmar o enquadramento: um contrato denominado administração pode exigir análise de suas condições efetivas.
O perito contábil deve reunir instrumento, orçamento, revisões, deliberações pertinentes, documentos de compras e serviços, extratos e contribuições. O valor do orçamento aprovado é referência de planejamento, não prova de gasto realizado ou autorização automática de toda despesa apresentada.
Base da taxa de administração
A remuneração do administrador pode ter base e condições específicas. A memória deve indicar se incide sobre despesas elegíveis, custo contratado, valor efetivamente pago ou outro critério. Não se inclui a própria taxa em sua base sem fundamento, pois isso pode produzir incidência repetida.
Gastos pessoais de participantes, despesas de outro empreendimento e valores ainda sem vinculação devem ser separados. A existência de nota fiscal válida não demonstra, sozinha, que o custo pertença à obra examinada.
Exemplo de custo e contribuição individual
Na hipótese fictícia, o custo elegível comprovado é de R$ 200.000,00, composto por R$ 150.000,00 de materiais e R$ 50.000,00 de serviços. O contrato admitido estabelece taxa de administração de 10% sobre esse custo, sem incluir a própria taxa. Um participante responde por 30% do conjunto e já contribuiu com R$ 70.000,00.
| Etapa | Operação | Valor |
|---|---|---|
| Custo elegível da obra | 150.000 + 50.000 | R$ 200.000,00 |
| Taxa de administração | 200.000 × 10% | R$ 20.000,00 |
| Montante a ratear | 200.000 + 20.000 | R$ 220.000,00 |
| Parcela do participante | 220.000 × 30% | R$ 66.000,00 |
| Contribuição além da parcela do período | 70.000 − 66.000 | R$ 4.000,00 |
Os R$ 4.000,00 são diferença entre contribuições e custo atribuído nesse corte. Não significam restituição imediatamente exigível, pois pode haver compromissos futuros, reserva ou disciplina contratual que precise ser examinada. A conta do participante deve conservar essa posição sem transformá-la automaticamente em lucro.
Adiantamento ao fornecedor não duplica o custo
Suponha que R$ 30.000,00 tenham sido antecipados ao prestador dos serviços de R$ 50.000,00 já incluídos no exemplo. A nota de R$ 50.000,00 explica o custo e a utilização daquele adiantamento; não cria mais R$ 30.000,00 de despesa. O pagamento posterior de R$ 20.000,00 completa a liquidação da mesma obrigação.
O assistente técnico contábil deve manter o controle financeiro dos adiantamentos e o controle de custos com referências cruzadas. Uma mesma transação pode aparecer nos dois controles com finalidades diferentes, mas só integra uma vez o total econômico correspondente.
Revisões de orçamento e custos pendentes
Uma revisão de orçamento deve ser comparada à anterior para identificar preço, quantidade e escopo alterados. Aumento de estimativa não comprova pagamento nem valida automaticamente uma chamada de capital no mesmo montante. A memória deve distinguir previsão, contratação, execução, obrigação a pagar e quitação.
Quantidades e condições físicas dos serviços devem vir de suporte técnico identificado. O cálculo de custo por unidade não certifica qualidade ou conclusão da obra.
Conclusão técnica
A Costa Nova Associados estrutura os cálculos judiciais com custo, taxa, critério de rateio e contribuições individualizados. No exemplo, R$ 220.000,00 são o montante rateado e R$ 66.000,00 a parcela do participante, com R$ 4.000,00 de contribuição excedente no corte.
Exemplo hipotético. Elegibilidade dos custos, remuneração, frações e destinação dos saldos dependem do contrato, da documentação e do título aplicável.