Para reconstruir registros, o perito contábil precisa de um inventário que diferencie arquivos recebidos, documentos distintos e eventos financeiros. Sessenta arquivos não significam sessenta operações comprovadas. A organização deve mostrar quais documentos suportam cada resposta e onde a sequência entre fato, lançamento e liquidação permanece incompleta.
Este estudo integra o guia de reconstrução contábil e financeira e perito contábil. Para o efeito das restrições sobre a conclusão, consulte limitações em bases eletrônicas. O recorte aqui é inventariar e ligar documentos aos eventos, antes de calcular.
Um índice documental que permita voltar à origem
- Atribua identificador ao arquivo e preserve nome original, origem, recebimento, formato, período e entidade.
- Separe original disponibilizado, cópia, arquivo nativo, relatório exportado e digitalização; cada formato permite verificações diferentes.
- Registre documento e versão em campos distintos. Uma planilha revisada não apaga a que foi apresentada anteriormente.
- Vincule o documento ao identificador do evento e à pergunta técnica. Um contrato pode suportar várias operações e um pagamento pode exigir vários documentos.
A identificação digital do arquivo auxilia a comparar versões e reconhecer cópias idênticas, mas não comprova autenticidade, completude ou veracidade do conteúdo. Arquivos com nomes distintos podem ser cópias; arquivos com o mesmo nome podem conter informações diferentes. Preserve ambos até definir a relação e o tratamento.
Exemplo: quantidade de arquivos não mede cobertura financeira
Exemplo hipotético: valores e condições exclusivamente didáticos; não descrevem cliente, contrato ou resultado real da Costa Nova.
Foram recebidos 60 arquivos. Identificaram-se 10 cópias extras idênticas e 5 revisões extras de documentos já representados na coleção. Os grupos não se sobrepõem. Para o índice do exercício, restam 45 famílias documentais, preservando as versões anteriores em trilha própria.
| Medida | Quantidade ou valor |
|---|---|
| Arquivos recebidos | 60 |
| Cópias extras / revisões extras | 10 / 5 |
| Famílias documentais no índice | 60 − 10 − 5 = 45 |
| Eventos financeiros na população de controle | 50 eventos; R$ 500.000,00 |
| Eventos com suporte suficiente para o teste definido | 40 eventos; R$ 400.000,00 |
| Eventos ainda com lacunas de suporte | 10 eventos; R$ 100.000,00 |
Neste exercício, a cobertura do teste é 80% por quantidade e 80% por valor. As 45 famílias documentais não significam 90% de cobertura sobre os 50 eventos: documentos e eventos são unidades distintas. Os R$ 100.000,00 com lacunas não se tornam perda ou saldo inexistente apenas por falta de suporte.
Classificar lacunas sem antecipar a conclusão
Indique se falta a origem da obrigação, a entrega, o lançamento, o pagamento ou a ligação entre eles. Extrato pode demonstrar movimentação, sem explicar a natureza; nota pode demonstrar uma cobrança, sem comprovar liquidação. Uma captura de tela pode contextualizar o sistema, mas não oferece necessariamente a granularidade necessária à reexecução.
Para cada pendência, registre evento, valor conhecido, documento solicitado, resposta recebida e teste alternativo. Se o efeito não for quantificável, diga isso; não preencha o campo com zero. Quando receber novo material, apresente o que mudou no índice e nas conclusões, mantendo a ligação com a versão anterior.
Entrega e acesso seguro
- Índice dos arquivos e das famílias documentais, com versões e duplicidades identificadas.
- Mapa evento → obrigação → registro → liquidação → resposta técnica.
- Lista de lacunas por pergunta afetada, com alternativa testada e limite residual.
- Conciliação da população antes e depois de novas entregas, sem excluir silenciosamente itens pendentes.
O Código de Processo Civil, art. 473 e as normas técnicas do CFC para perícia contábil são referências para a fundamentação do exame. O acesso deve ser autorizado e limitado à necessidade do trabalho. Organizar arquivos não substitui análise de autenticidade especializada quando ela for necessária.
A Costa Nova pode apoiar a organização de bases e a reconstrução de registros. No WhatsApp, informe serviço, necessidade e prazo; não envie senhas ou documentos sigilosos antes da orientação sobre o canal adequado.