O valor mantido como garantia não deve desaparecer da conta do contrato nem ser tratado automaticamente como parcela imediatamente disponível. A perícia contábil deve identificar modalidade, origem, condições de liberação e movimentações. Caução em dinheiro, seguro-garantia e retenção financeira não representam o mesmo fluxo.
Natureza e condições de restituição
A Lei 14.133/2021, art. 100, prevê liberação ou restituição da garantia após fiel execução ou extinção por culpa exclusiva da Administração, com atualização monetária quando em dinheiro. Essa disciplina deve ser confrontada com o regime do contrato. Ela não autoriza qualquer desconto de faturamento apenas porque o demonstrativo o denomina garantia.
O perito contábil deve reunir edital, contrato, instrumento de garantia, comprovantes de depósito ou retenção, termos de recebimento, pedidos de liberação e decisões sobre sua utilização. O valor da cobertura de uma apólice não é dinheiro do contratado depositado em conta para posterior devolução.
Do saldo inicial à liberação
O controle começa pela origem de cada valor. Retenções nas medições devem ser ligadas ao faturamento bruto, sem serem abatidas novamente quando se examina o pagamento líquido. Depósitos autônomos precisam permanecer separados das retenções já registradas nas notas.
Em seguida, identificam-se liberações, substituições e eventuais apropriações fundamentadas. Uma multa discutida não deve consumir a garantia apenas porque aparece em uma planilha. O relatório distingue valor em controvérsia, valor efetivamente utilizado e saldo ainda vinculado.
Exemplo de movimentação da garantia
Na hipótese fictícia, existem três retenções expressamente previstas e aceitas para o exemplo: R$ 5.000,00, R$ 7.000,00 e R$ 8.000,00. Houve liberação de R$ 6.000,00 e utilização definitiva documentada de R$ 2.000,00. Não se calculam encargos.
| Etapa | Operação | Valor |
|---|---|---|
| Total retido | 5.000 + 7.000 + 8.000 | R$ 20.000,00 |
| Saldo após liberação | 20.000 − 6.000 | R$ 14.000,00 |
| Saldo após utilização admitida | 14.000 − 2.000 | R$ 12.000,00 |
Os R$ 12.000,00 são saldo nominal da garantia, não conclusão automática de vencimento da restituição. Se a utilização de R$ 2.000,00 permanecer discutida, o cenário sem essa baixa deve ser demonstrado separadamente, e não ocultado dentro do total.
Conferências e conclusão
O assistente técnico contábil deve conciliar extrato da conta, retenções de medição e liberações. Atualização já creditada na conta não pode ser novamente adicionada ao saldo como se fosse nova retenção. A substituição por seguro também exige verificar o valor efetivamente restituído, sem somar cobertura securitária ao caixa.
Nos cálculos judiciais, saldo de garantia, saldo de medição e despesas controvertidas devem conservar rubricas próprias. A Costa Nova Associados apresenta essa ponte documental, com R$ 12.000,00 de saldo nominal no exemplo e condições de exigibilidade identificadas fora da operação aritmética.
Exemplo hipotético. A validade das retenções e de sua utilização depende do contrato, do regime legal e dos documentos do caso.