Autoria editorial: Vinícius Costa
Contas a pagar é um ciclo exposto a dois riscos opostos: passivos omitidos, que superestimam o resultado e o patrimônio, e pagamentos indevidos, que consomem caixa. A auditoria precisa avaliar completude, existência, competência, classificação e autorização, conectando contratação, recebimento, documento fiscal, contabilização e pagamento.
Principais riscos
- notas e serviços recebidos sem registro;
- despesas registradas no período seguinte;
- pagamentos duplicados;
- fornecedor fictício ou relacionado a empregado;
- alteração indevida de dados bancários;
- pagamento sem recebimento do bem ou serviço;
- saldos devedores ou negativos;
- compensações sem suporte;
- adiantamentos antigos;
- passivos em moeda ou juros incorretos;
- notas canceladas mantidas no sistema;
- aprovações realizadas pelo mesmo usuário.
Entenda o ciclo procure-to-pay
O fluxo inclui cadastro, requisição, cotação, pedido, recebimento, nota, aprovação, contabilização, programação e pagamento. Falhas de segregação permitem que uma pessoa crie fornecedor, aprove documento e altere a conta bancária.
Busca de passivos não registrados
O procedimento examina eventos após o fechamento para localizar obrigações existentes na data-base. Fontes:
- pagamentos posteriores;
- notas recebidas após o fechamento;
- pedidos abertos;
- mercadorias recebidas e não faturadas;
- contratos recorrentes;
- extratos e cartões;
- confirmações de fornecedores;
- documentos fiscais eletrônicos;
- despesas provisionadas e reversões.
Cada item deve ser associado à data de recebimento do bem ou serviço, não apenas à emissão ou ao pagamento.
Conciliação com fornecedores
Confirmações externas podem ser especialmente úteis com fornecedores relevantes, com saldo zero, histórico de divergência ou grande volume de compras. Confirmação aberta permite que o fornecedor informe seu saldo, ajudando a identificar omissões.
| Divergência | Causa possível | Teste |
|---|---|---|
| Fornecedor maior | Nota não registrada | Obter documento e data de recebimento |
| Empresa maior | Pagamento não baixado | Conciliar banco e remessa |
| Saldo zero x dívida | Compensação ou cessão | Examinar acordo e contrapartes |
Pagamentos duplicados
A análise de dados pode procurar:
- mesmo CNPJ, número e valor;
- mesmo valor e data com documentos diferentes;
- número de nota com formatação alterada;
- pagamentos fracionados;
- nota cancelada e paga;
- boleto e transferência para a mesma obrigação;
- mesma conta bancária em fornecedores distintos;
- reembolso e pagamento direto da mesma despesa.
O falso positivo deve ser eliminado por contrato, pedido, recebimento e baixa. A existência de dois valores iguais não prova duplicidade.
Cadastro de fornecedores e fraude
Procedimentos úteis:
- cruzar CNPJ, endereço, telefone, e-mail e conta bancária;
- comparar fornecedores com empregados e sócios;
- verificar alterações cadastrais próximas ao pagamento;
- identificar contas compartilhadas;
- analisar fornecedores novos com pagamentos rápidos;
- revisar usuários e logs de mudança;
- confirmar dados bancários por canal independente.
Three-way match
Pedido, recebimento e nota devem ser comparados em quantidade, preço e condição. Exceções exigem aprovação. Serviços podem demandar aceite, medição ou relatório. Controles automáticos perdem eficácia se usuários puderem forçar a correspondência sem justificativa.
Cut-off e provisões
Despesas recorrentes, bônus, fretes, energia, consultorias e serviços em andamento podem exigir provisão. O auditor compara competência, contrato, medição e faturas posteriores. Reversões frequentes no mês seguinte indicam baixa qualidade das estimativas.
Adiantamentos a fornecedores
Devem ser conciliados com contratos, entrega e compensação. Saldos antigos podem representar perda, disputa ou classificação incorreta. É necessário verificar recuperabilidade e se o bem foi recebido sem baixa do adiantamento.
Pagamentos e alçadas
A equipe testa se pagamentos respeitaram limites, segregação e autenticação. Aprovação posterior não substitui controle preventivo. Também devem ser examinados pagamentos urgentes, manuais, fora do horário e a contas alteradas.
Erros recorrentes
- selecionar apenas saldos altos;
- não examinar fornecedores com saldo zero;
- buscar passivos apenas em notas;
- aceitar confirmação intermediada;
- não testar mudanças bancárias;
- classificar alerta de duplicidade como perda sem validar;
- ignorar adiantamentos;
- não quantificar passivo omitido;
- não verificar período correto.
Perguntas frequentes
Pagamento posterior sempre é passivo do fechamento?
Não. É necessário verificar quando o bem ou serviço foi recebido e quando nasceu a obrigação.
Fornecedor com saldo zero precisa ser testado?
Sim, especialmente se teve volume relevante, porque passivos omitidos não aparecem no relatório de saldo.
Conta bancária igual prova conluio?
É indicador que exige investigação cadastral e documental, não conclusão automática.
Fontes técnicas
Conteúdo informativo. Os testes devem considerar volume, sistemas, risco de fraude e natureza dos fornecedores.