Excluir uma operação da base pode ser tecnicamente correto, desde que o motivo seja demonstrável. A relação de exclusões permite conferir se o total foi reduzido por critério pertinente ou por seleção indevida.
A questão que precisa ser demonstrada
Itens de outra entidade, outro período ou outra obrigação podem precisar ficar fora da apuração. O problema surge quando a exclusão é feita apenas por descrição, sem conferir o documento, ou quando um item relevante desaparece durante o tratamento dos dados.
Documentos e conferências necessárias
Conserve base original, relação de exclusões, motivo, documento e responsável pela classificação. Os totais antes e depois do tratamento devem ser conciliados em quantidade e valor.
Como organizar o exame técnico
Defina as regras antes da classificação e aplique-as de modo consistente. Quando uma operação exige julgamento, registre o fundamento individualmente. Categorias amplas como outros ou ajuste não explicam por que o item não integra a prova.
Revise o conjunto excluído para localizar erros de filtro. Datas vazias, nomes abreviados e códigos novos podem retirar operações válidas. A conferência deve testar se a regra produziu o recorte pretendido e identificar as exceções que precisam retornar à base.
Demonstração didática
O exemplo a seguir é hipotético, usa valores nominais na data de referência de 31/08/2026 e não corresponde a um caso real da Costa Nova. Encargos, tributos ou critérios adicionais só estão incluídos quando expressamente informados.
A base inicial contém R$ 90.000,00. São excluídos R$ 8.000,00 de outra empresa e R$ 2.000,00 de documento cancelado com cancelamento comprovado. O universo final é R$ 80.000,00. A memória deve permitir retornar aos R$ 10.000,00 excluídos e conferir os motivos.
O ponto que merece atenção
Excluir um documento duplicado não significa eliminar a obrigação se outra fonte válida a comprova. É preciso distinguir duplicidade de arquivo, duplicidade de registro e duplicidade de cobrança.
Como essa análise integra o trabalho pericial
Na organização da prova, o primeiro controle é distinguir o que se pretende demonstrar daquilo que os documentos realmente permitem examinar. Uma planilha pode estar correta e ainda tratar de outra obrigação, período ou pessoa. O planejamento precisa ligar a pergunta ao universo documental, registrar o procedimento escolhido e conservar as informações que permitam repetir a verificação. A extensão da conclusão deve acompanhar a extensão do exame.
O perito contábil judicial exerce o encargo recebido no processo, enquanto o assistente técnico contábil atua por indicação da parte. Na perícia contábil extrajudicial, a contratação delimita o trabalho privado. Conforme a função e o objeto, as conclusões são apresentadas em laudo pericial contábil ou parecer, acompanhadas dos cálculos judiciais ou demonstrativos necessários. Essas funções não devem ser confundidas.
Os itens excluídos devem acompanhar a entrega?
Quando necessários à conferência, devem constar de anexo ou registro acessível, respeitados os limites do objeto e a confidencialidade. A conclusão não deve depender de exclusões impossíveis de verificar.
Conclusão
Uma exclusão bem fundamentada preserva a integridade da base. O total final deve ser reconciliável com o original e com os motivos documentados de cada retirada.
Referências para consulta: CFC, NBC TP 01 (R2), perícia contábil; Código de Processo Civil, prova pericial e demonstrativos processuais. Os procedimentos e exemplos apresentados são explicações técnicas do autor e devem ser relacionados aos critérios do caso concreto.
Conheça a atuação da Costa Nova em prova contábil e planejamento. Para avaliar o escopo, encaminhe a questão, os documentos e o prazo pelos canais de atendimento.