Quais documentos devem ser entregues ao perito contábil extrajudicial

Autoria editorial: Vinícius Costa

A qualidade de uma perícia contábil extrajudicial depende diretamente da qualidade, completude e organização dos documentos. Entregar apenas arquivos favoráveis, fotografias isoladas ou planilhas sem fonte pode limitar a conclusão e enfraquecer o parecer. O objetivo não é acumular volume, mas formar uma base rastreável que represente a operação examinada.

1. Documentos que definem a relação

• contratos e anexos;
• aditivos, termos de renovação e renegociações;
• propostas, pedidos e ordens de compra;
• estatutos, contratos sociais e acordos de sócios;
• apólices, regulamentos e condições gerais;
• planos de recuperação, instrumentos de dívida e garantias;
• políticas internas e critérios de remuneração;
• e-mails ou mensagens que alteraram condições.

O contrato deve ser entregue integralmente. Páginas selecionadas podem ocultar fórmulas, definições, datas, exceções ou anexos.

2. Documentos da execução

São os registros que mostram o que ocorreu na prática:

• notas fiscais e faturas;
• ordens de serviço;
• medições e relatórios de entrega;
• pedidos, romaneios e comprovantes de recebimento;
• relatórios de vendas e comissões;
• folhas de pagamento e espelhos;
• extratos de plataformas;
• controle de estoque e produção;
• atas, aprovações e comunicações;
• logs e relatórios de sistemas.

3. Documentos financeiros

• extratos bancários completos;
• comprovantes de transferência, PIX, boletos e cheques;
• extratos de cartões, adquirentes e gateways;
• demonstrativos de empréstimos e financiamentos;
• planilhas de evolução de saldo;
• comprovantes de aportes e retiradas;
• recibos e quitações;
• extratos de custódia e investimentos;
• documentos de compensação e encontro de contas.

O extrato completo é preferível a capturas de tela. Ele permite conferir saldo inicial, sequência e contrapartes.

4. Livros e demonstrações contábeis

• livro diário e razão;
• balancetes mensais;
• balanço patrimonial e demonstração de resultado;
• demonstração de fluxo de caixa;
• ECD e ECF, quando relevantes;
• plano de contas;
• centros de custo;
• conciliações bancárias;
• notas explicativas;
• relatórios de auditoria.

O plano de contas e os critérios de classificação ajudam a compreender lançamentos que, isoladamente, podem ser ambíguos.

5. Arquivos eletrônicos

Quando há grande volume, o formato importa. Solicite exportações estruturadas em CSV, XLSX ou formato nativo do sistema. O arquivo deve conter, quando aplicável:

• identificador único;
• data de competência e pagamento;
• contas débito e crédito;
• histórico;
• valor;
• centro de custo;
• documento associado;
• usuário e data de lançamento;
• status e estorno;
• chave de integração.

PDF pode servir para leitura, mas dificulta testes integrais, filtros, cruzamentos e detecção de duplicidades.

6. Documentos jurídicos e decisões

Quando o parecer será usado em processo, entregue:

• petição inicial e contestação;
• decisões relevantes;
• sentença e acórdãos;
• certidão de trânsito;
• notificações e respostas;
• cálculos da contraparte;
• quesitos e laudos anteriores;
• acordos e termos de quitação.

O perito precisa saber quais critérios jurídicos foram definidos pelo advogado, pelas partes ou pelo título.

7. Contexto operacional

Documentos sozinhos podem não explicar o processo. É útil fornecer:

• organograma;
• fluxo da operação;
• descrição dos sistemas;
• responsáveis por aprovações;
• mudanças de gestão;
• migrações de ERP;
• calendário de eventos;
• explicação de siglas e códigos;
• lista de empresas relacionadas.

Como organizar a entrega?

Uma estrutura simples de pastas:

1. 01 Contratos;
2. 02 Documentos jurídicos;
3. 03 Contabilidade;
4. 04 Bancos e pagamentos;
5. 05 Faturamento e operação;
6. 06 Sistemas e bases;
7. 07 Comunicações;
8. 08 Cálculos anteriores;
9. 09 Documentos pendentes.

Use nomes com data, tipo e identificador. Evite arquivos “scan001” ou “planilha final nova 3”.

Matriz de documentos

A matriz facilita diligências e impede que documentos pendentes sejam esquecidos.

O que não deve ser feito?

• editar planilhas antes de enviar sem guardar o original;
• misturar empresas e contas;
• entregar somente capturas;
• omitir documentos desfavoráveis;
• enviar arquivos protegidos sem senha;
• converter base estruturada em PDF;
• renomear sem preservar referência;
• apagar metadados ou versões;
• enviar resumo no lugar do contrato;
• presumir que o perito conhece o sistema.

Dados sigilosos

Dados pessoais e segredos comerciais devem ser protegidos por ambiente seguro, controle de acesso e finalidade definida. A minimização pode ser aplicada, mas não deve eliminar campos necessários à conciliação. O perito pode orientar anonimização ou pseudonimização.

Perguntas frequentes

É melhor enviar tudo ou selecionar?

Envie o universo relacionado ao objeto e informe o que existe. A seleção deve ser feita tecnicamente, não apenas pelo interesse da parte.

Planilha feita pelo cliente serve como prova?

Serve como organização ou alegação, mas deve ser conciliada com documentos e arquivos-fonte.

Documentos físicos podem ser usados?

Sim. Devem ser digitalizados de forma legível, mantendo ordem e identificação. Originais podem precisar ser preservados.

O perito pode começar com documentos incompletos?

Pode realizar diagnóstico e apontar pendências. Uma conclusão definitiva dependerá do impacto das lacunas.

Fontes oficiais

• Conselho Federal de Contabilidade, NBC TP 01 (R2)
• Conselho Federal de Contabilidade, NBC PP 01 (R2)
• Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais

Conteúdo informativo. O checklist deve ser adaptado ao objeto e aos sistemas utilizados.