Saídas de caixa precisam estar ligadas a uma obrigação, a uma autorização e a um documento. A auditoria de contas a pagar organiza essa conferência e separa o que está conciliado das diferenças que exigem esclarecimento.
Quando esse trabalho pode ajudar
Este trabalho pode ser útil quando a empresa encontra pagamentos repetidos, divergências com fornecedores, adiantamentos antigos ou despesas reconhecidas depois do fechamento. A análise é delimitada por empresas, unidades, período e etapas do processo de compras e pagamento.
O que pode integrar o escopo
Obrigações e competência
Confrontar títulos em aberto, documentos recebidos e liquidações posteriores para examinar diferenças de registro e de período.
Liquidação e duplicidade
Relacionar nota, parcela, beneficiário, remessa, débito e estorno. Números semelhantes ou valores iguais são critérios de seleção para exame, sem conclusão automática de duplicidade.
Cadastros e aprovação
Examinar mudanças de dados bancários, autorizações e alçadas pertinentes às operações selecionadas, com os registros disponíveis.
Adiantamentos e conciliação
Verificar como os adiantamentos foram aplicados ou devolvidos e como as diferenças com fornecedores foram explicadas.
Informações e documentos para os testes
- Relação de títulos abertos e liquidados, com identificador, emissão, vencimento e baixa.
- Razão de fornecedores e despesas, documentos fiscais e contratos relacionados ao escopo.
- Extratos, comprovantes, remessas e retornos bancários que permitam rastrear a liquidação.
- Histórico cadastral, aprovações, pedidos de compra e recebimento de materiais ou serviços.
A relação é ajustada ao objeto. Os canais de disponibilização e os responsáveis pelo acesso são combinados no planejamento.
Exemplo: uma nota, dois registros e um débito
Uma nota de R$ 8.400 consta duas vezes na listagem do ERP, mas o extrato contém apenas um débito de R$ 8.400. Nesse recorte, a repetição no relatório não demonstra duas saídas de caixa. A análise precisa verificar as chaves dos registros, a origem da extração e a baixa efetiva da obrigação.
| Etapa | Pergunta | Suporte a examinar |
|---|---|---|
| Nota e parcela | Qual obrigação era devida? | Documento fiscal, contrato e identificação da parcela |
| Débito bancário | Quanto efetivamente saiu? | Extrato e comprovante relacionados à operação |
| Estorno ou devolução | Houve reversão do pagamento? | Evento posterior e ligação com o débito original |
Se os documentos comprovarem duas saídas e nenhuma reversão, o relatório deve demonstrar a diferença financeira e os fatos que a sustentam. Se a repetição ocorrer somente na base exportada, o achado será tratado conforme essa origem, sem somar um prejuízo inexistente.
Exemplo demonstrativo, sem referência a cliente ou promessa de resultado.
Entregas a definir na proposta
A proposta pode prever mapa de exceções por fornecedor, conciliações, demonstrativos dos valores confirmados, pendências documentais e recomendações sobre cadastro, aprovação e baixa. O relatório identifica as operações testadas e os critérios usados para selecionar a população ou amostra.
Como dimensionar prazo e orçamento
Para dimensionar o trabalho, informe o período, a quantidade aproximada de fornecedores e pagamentos, as unidades, os sistemas e a situação que motivou a análise. A equipe confirma a disponibilidade dos dados antes de definir testes, prazo e preço.
Dúvidas antes de contratar
Podemos examinar apenas um fornecedor?
Sim, um fornecedor, contrato ou conjunto de pagamentos pode constituir um objeto delimitado. A proposta e o relatório deixam essa abrangência explícita.
A conferência inclui recuperação dos valores?
O trabalho identifica e documenta diferenças quando sustentadas pela evidência. Negociação, cobrança e recuperação são etapas próprias, que não devem ser presumidas como incluídas.
É preciso interromper o financeiro?
O planejamento define extrações, interlocutores e datas de esclarecimento para organizar o acesso à informação. A necessidade de diligências depende do objeto contratado.
Guias e referências para aprofundar
- Auditoria de contas a pagar: passivos não registrados, duplicidades e conciliação de fornecedores
- Auditoria interna de pagamentos: da autorização à evidência
- Fraude de fornecedores: testes contábeis para detectar conluio, duplicidade e pagamentos indevidos
Para conhecer a modalidade de trabalho, consulte as normas de auditoria interna do CFC. A finalidade do trabalho e o relatório contratado são definidos na proposta.
Conte qual processo precisa examinar
Informe a situação, o período e os dados disponíveis para organizar sua proposta.
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