Preparação documental
O documento certo permite ligar a pergunta ao valor examinado. Use este guia para organizar o primeiro envio e identificar o que pode ser necessário em cada tipo de análise.
Comece pelas informações essenciais.
- Objetivo: qual valor, operação, laudo ou questão precisa ser examinado.
- Prazo: data da entrega pretendida e eventual intimação judicial.
- Contexto: número do processo, partes e etapa processual, quando houver.
- Base da análise: decisão, contrato, laudo ou cálculo relacionado ao pedido.
- Período: datas dos fatos e data-base pretendida para os valores.
A relação abaixo orienta a organização inicial. Os documentos efetivamente necessários dependem do objeto, dos critérios e das particularidades de cada trabalho.
Abra a área do seu trabalho.
Cálculos judiciais e liquidação
Sentença, acórdãos, decisões posteriores e peças necessárias para compreender o título; cálculo existente e planilha original, quando disponíveis; comprovantes de pagamentos, depósitos, levantamentos e abatimentos; indicação do período e da data-base.
Assistência técnica e análise de laudo
Autos ou peças relacionadas ao objeto da perícia; decisão que a determinou; quesitos; laudo com anexos e planilhas; esclarecimentos e manifestações anteriores; documentos utilizados pelo perito e prazo para manifestação.
Contratos bancários e saldos devedores
Contrato completo e aditivos; demonstrativos da evolução do saldo; extratos; boletos ou faturas; comprovantes dos pagamentos; documentos de renegociação e indicação das cobranças questionadas.
Apuração de haveres e balanço de determinação
Contrato social e alterações; documento que identifica a data-base; balanços, balancetes, razão e diário; composição de ativos e passivos; extratos, contas a receber, obrigações e documentação que sustenta os ajustes examinados.
Prestação de contas
Período e objeto da administração; extratos completos; comprovantes de entradas e saídas; recibos, notas fiscais e contratos; demonstrativos anteriores; identificação de transferências, saldos iniciais e saldos finais.
Produtos de investimento e operações financeiras
Extratos de conta e de posição; notas de negociação; registros de ordens e liquidações; contratos; demonstrativos de custos; questionários de perfil e comunicações relacionadas às operações examinadas.
Controvérsias tributárias
Auto de infração ou cobrança; demonstrativo dos valores; livros e registros contábeis; declarações e apurações; documentos fiscais; comprovantes de recolhimento, parcelamentos ou compensações pertinentes.
Uma organização que facilita a conferência.
Separe por assunto e período
Agrupe decisões, contratos, cálculos, extratos e comprovantes. Em casos com mais de um contrato ou conta, mantenha a identificação de cada conjunto.
Prefira arquivos completos e legíveis
Envie PDFs completos, com todas as páginas e anexos relevantes. Preserve as planilhas em seu formato original quando estiverem disponíveis, além da versão em PDF utilizada no processo.
Identifique as versões
Indique qual cálculo ou laudo é o mais recente e a data de cada documento. Evite substituir o arquivo original ao fazer anotações ou organizar uma cópia.
Explique as pendências
Liste o que ainda não foi localizado e quem pode fornecer. Isso ajuda a identificar o alcance possível da análise e as providências documentais necessárias.
Do arquivo recebido ao valor conferido
Um arquivo precisa ter função definida na análise. Além de separar os documentos por área, registre a origem, o período e o ponto que cada documento permite conferir. Isso facilita localizar a evidência e evita somar registros que representam o mesmo fato.
Identificação e localização
Atribua um código, como D01, e registre o nome do arquivo, sua origem e a página ou o evento do processo. Preserve o original e identifique separadamente a cópia de trabalho.
Período e versão
Informe a data do documento, o intervalo abrangido e a data de obtenção. Se houver substituição, indique qual versão foi utilizada e o motivo. O nome “planilha final” não identifica a versão de modo suficiente.
Vínculo com a pergunta
Explique o que a fonte demonstra: saldo de abertura, pagamento, movimentação, encargo ou ajuste. Relacione a operação ao contrato, à conta ou à obrigação correspondente.
Conferência e pendência
Registre se o documento foi recebido, conferido ou depende de complemento. Descreva a lacuna concreta, como a ausência do extrato de um mês, e qual parcela permanece sem comprovação.
Exemplo de registro, com dados fictícios
- D01 · Demonstrativo da obrigação
- Valor bruto de R$ 90.000,00 em 31/08/2026, sem abatimento do recebimento examinado.
- D02 · Comprovante de recebimento
- R$ 12.000,00 na mesma data, vinculado à obrigação de D01.
- D03 · Registro de confronto
- Saldo contábil de R$ 78.000,00. Serve para comparar com D01 menos D02, sem constituir nova parcela da soma.
A operação é R$ 90.000,00 − R$ 12.000,00 = R$ 78.000,00. A diferença em relação a D03 é R$ 0,00. O exercício está limitado à conciliação desses valores, sem juros ou correção.
O exemplo comentado de laudo contábil apresenta as premissas, os procedimentos e a conclusão completa desse exercício. Para conferir a estrutura da entrega, consulte a matriz de 20 pontos de controle.
Em investimentos, relacione aporte, ordem, liquidação e posição. Em apuração de haveres, vincule cada ajuste à conta patrimonial e à data-base. Na prestação de contas, identifique abertura, entradas, saídas e encerramento, com os respectivos comprovantes. As listas por área acima indicam os documentos de partida para cada exame.
Faltou um documento? Informe isso no envio.
A ausência de um contrato, de parte dos extratos ou de uma planilha deve ser identificada. A equipe avaliará se os elementos disponíveis permitem realizar o trabalho, quais limitações precisam ser explicadas e quais registros adicionais devem ser obtidos.
Não é necessário reorganizar todo o processo antes do primeiro contato. Envie a descrição da demanda e informe o que já está disponível, para que a documentação seja direcionada ao objeto da análise.
Compartilhamento dos arquivos: combine o canal de envio com a equipe. Evite links públicos para processos sigilosos ou documentos pessoais. Preserve uma cópia dos arquivos originais.
Sua documentação já está disponível?
Conte qual análise precisa ser feita e informe o prazo. A equipe orientará o envio do conjunto documental.