Ao planejar diligências, o perito contábil precisa testar se um identificador realmente conecta os registros pretendidos. A mesma nota pode ter várias parcelas ou pagamentos; um número de documento pode se repetir em empresas e séries diferentes. Unir duas planilhas sem validar essas relações pode multiplicar valores e fabricar uma divergência.
Este procedimento integra o planejamento pericial e as diligências e o núcleo de perito contábil. O objetivo é formar uma base rastreável antes de calcular diferenças ou selecionar uma amostra, não eliminar toda linha repetida por aparência.
Defina a unidade antes da chave
- Declare se cada linha representa documento, item, parcela, pagamento ou evento de baixa. Uma nota com três itens não pode ser comparada a três notas independentes.
- Teste campos candidatos em conjunto: entidade, contraparte, série, número e parcela, conforme o sistema. Não adote CPF ou CNPJ isolado como identificador de transação.
- Preserve zeros à esquerda e o valor original dos campos. Uma normalização cria uma coluna derivada e uma regra documentada; não substitui silenciosamente a origem.
- Conte chaves vazias, únicas e repetidas nas duas fontes antes da junção. Para cada repetição, verifique se há relação legítima de um para muitos ou duplicação de extração.
Exemplo: a junção que infla o valor dos documentos
Exemplo hipotético: números exclusivamente didáticos, sem relação com cliente, processo ou resultado da Costa Nova. As premissas indicadas não devem ser aplicadas automaticamente a um caso real.
A base de documentos contém NF001 de R$ 1.000,00, NF002 de R$ 1.500,00 e NF003 de R$ 500,00, todos da mesma entidade e série. A base de pagamentos registra R$ 600,00 e R$ 400,00 para NF001, R$ 1.500,00 para NF002 e R$ 200,00 com referência NF999, que não consta da base de documentos.
| Documento | Valor documental | Pagamento vinculado | Saldo nominal |
|---|---|---|---|
| NF001 | R$ 1.000,00 | R$ 1.000,00 | R$ 0,00 |
| NF002 | R$ 1.500,00 | R$ 1.500,00 | R$ 0,00 |
| NF003 | R$ 500,00 | R$ 0,00 | R$ 500,00 |
| Total dos documentos conhecidos | R$ 3.000,00 | R$ 2.500,00 | R$ 500,00 |
Uma junção interna direta, antes de agregar os pagamentos, reproduziria NF001 duas vezes e excluiria NF003 por falta de correspondência. A soma da coluna documental passaria indevidamente a R$ 3.500,00: 1.000 + 1.000 + 1.500. O total correto dos três documentos continua sendo R$ 3.000,00. O erro da junção não prova que houve cobrança ou pagamento duplicado na operação real.
Os pagamentos da origem somam R$ 2.700,00: R$ 2.500,00 vinculados e R$ 200,00 ainda sem documento correspondente. Os R$ 200,00 não são abatidos automaticamente do saldo de NF003. É necessário localizar a referência correta ou registrar a limitação. Neste exercício, não há juros, atualização ou conclusão sobre exigibilidade.
Como executar sem perder as exceções
Quando a unidade do exame for o documento, agregue pagamentos pela chave validada e mantenha uma tabela auxiliar com cada movimento que compõe o total. Preserve também os documentos sem pagamento e os pagamentos sem documento. Compare contagens e somas da origem com as dos grupos conciliados e dos grupos de exceção.
Uma chave não única nas duas fontes pode produzir uma relação de muitos para muitos. Nesse caso, determine a relação correta ou mantenha o grupo para exame separado; não escolha a primeira linha encontrada por conveniência. Se a exportação omite o campo necessário, a diligência deve solicitar o identificador ou a documentação capaz de resolver a ambiguidade.
Entrega e revisão
A entrega deve conter dicionário de dados, chave escolhida, regras de normalização, totais antes e depois, grupos sem vínculo e exemplos rastreados até a origem. Registre quantas linhas foram excluídas e por quê, quando houver exclusão justificada. Guarde as versões que permitam refazer a transformação.
Depois de validar os vínculos, o próximo passo pode ser a conciliação de saldos por fonte. Validar uma junção não certifica a veracidade dos documentos nem substitui o exame do objeto pericial.
Referências para conferência: NBC TP de Perícia Contábil, do CFC; Código de Processo Civil. Consulte a versão aplicável ao período e ao objeto examinado.
Informe serviço, necessidade e prazo pelo WhatsApp. Dados pessoais, bases de clientes e arquivos dos autos devem ser compartilhados somente pelo meio orientado para o trabalho.