Ausência de livros e documentos contábeis na perícia: consequências técnicas e processuais

Autoria editorial: Vinícius Costa

A ausência de livros, extratos, contratos ou comprovantes é uma das situações mais recorrentes na perícia contábil. O problema não autoriza o perito a presumir livremente os valores nem a encerrar o exame com uma frase genérica. É necessário identificar o documento, diligenciar sua obtenção, buscar fontes substitutivas e demonstrar exatamente quais conclusões foram afetadas.

Quais documentos costumam faltar?

• livro diário e razão;
• balancetes e demonstrações;
• extratos bancários completos;
• contratos e aditivos;
• notas fiscais e ordens de serviço;
• comprovantes de pagamento;
• relatórios de sistemas;
• memórias de cálculo;
• folhas de pagamento;
• inventários e controles de estoque;
• documentos de garantia;
• arquivos eletrônicos em formato original.

A falta pode decorrer de desorganização, troca de sistema, encerramento da empresa, retenção por terceiro, perda física ou recusa deliberada.

Qual é o papel do termo de diligência?

O termo de diligência deve identificar com precisão o que se solicita, o período, o formato e a finalidade. Pedidos amplos como “apresentar toda a contabilidade” dificultam a resposta e a avaliação de eventual descumprimento.

Um pedido adequado informa:

• nome do documento ou relatório;
• competências abrangidas;
• campos mínimos necessários;
• formato preferencial;
• relação com o quesito ou ponto controvertido;
• prazo e canal de entrega.

Quem deve apresentar o documento?

O processo pode definir o ônus da prova. O documento também pode estar com a parte contrária, terceiro, banco, órgão público, contador anterior ou plataforma. O perito deve identificar a provável fonte e, quando necessário, pedir ao juízo providências para obtenção.

Não cabe ao perito aplicar consequência jurídica pela recusa. O CPC disciplina a exibição e permite ao juiz, em determinadas hipóteses, admitir como verdadeiros fatos que se pretendia provar ou adotar medidas para entrega. O laudo deve fornecer elementos objetivos para essa decisão.

Fontes substitutivas

A ausência do livro principal não impede automaticamente qualquer exame. Dependendo do objeto, podem ser utilizadas fontes independentes:

Fontes substitutivas têm limitações. O laudo deve explicar seu grau de confiabilidade e se permitem apuração total, parcial ou apenas indiciária.

Reconstrução contábil

Reconstruir não significa inventar. O procedimento reúne evidências independentes, concilia entradas e saídas e identifica lacunas. Uma reconstrução pode seguir:

1. mapear contas e períodos;
2. obter extratos e documentos externos;
3. classificar movimentos;
4. eliminar duplicidades;
5. vincular notas e comprovantes;
6. apurar saldos intermediários;
7. testar consistência com demonstrações e declarações;
8. segregar valores sem suporte;
9. documentar limitações.

Como apresentar a limitação no laudo?

A ressalva deve ser específica. Em vez de “não há documentos suficientes”, o laudo pode informar:

Não foram apresentados os extratos da conta X entre abril e junho de 2024, apesar dos termos de diligência de datas A e B. Os comprovantes disponíveis permitiram identificar pagamentos de R$ 180 mil, mas não foi possível confirmar outros débitos nem o saldo inicial de julho. Assim, a apuração é conclusiva até março, parcial no trimestre e retomada a partir de julho mediante saldo não validado.

Esse texto delimita documento, diligência, período, valor e impacto.

A ausência pode favorecer quem não apresentou?

O laudo não deve premiar a falta de documentação. Se uma parte alega pagamento, custo ou crédito sem suporte, o perito deve registrar que o fato não foi comprovado. Se a parte responsável pelo controle não apresenta os registros, o impacto precisa ser destacado para apreciação judicial.

Também não se deve concluir automaticamente contra a parte. A consequência jurídica cabe ao juiz, considerando ônus, exibição e conjunto probatório.

Estimativas são permitidas?

Somente quando o objeto, a decisão ou o método aceito autorizarem estimativa e existirem bases técnicas. O perito deve indicar premissas, intervalo de incerteza e sensibilidade. Usar média de meses disponíveis para preencher períodos faltantes sem justificativa pode criar resultado artificial.

Documentos eletrônicos e formatos

PDFs podem ser insuficientes quando é necessária análise de milhares de lançamentos. O perito pode solicitar arquivos estruturados, como CSV, XLSX ou exportações do ERP, preservando a versão original. Capturas de tela sem metadados devem ser confrontadas com fontes completas.

Erros frequentes

• não expedir diligência específica;
• aceitar alegação verbal sobre inexistência;
• não buscar fonte externa;
• usar saldo inicial não validado;
• preencher lacunas por média sem autorização;
• declarar impossibilidade total quando há apuração parcial;
• não quantificar valores comprovados e não comprovados;
• confundir falta de documento com inexistência do fato;
• não informar efeito em cada quesito;
• atribuir consequência jurídica no lugar do juiz.

Perguntas frequentes

Sem livro diário a perícia é impossível?

Não necessariamente. Extratos, notas, ECD e documentos de terceiros podem permitir reconstrução parcial ou total, conforme o objeto.

O perito pode pedir documento diretamente?

Pode realizar diligências dentro de sua função. Quando houver recusa ou necessidade de ordem a terceiro, deve solicitar providência ao juízo.

É possível calcular com documentos incompletos?

Às vezes. O laudo deve separar o que é conclusivo, parcial e impossível, sem misturar os níveis de confiabilidade.

Quem decide a consequência da recusa?

O juiz. O perito descreve a ausência, as diligências e o impacto técnico.

Fontes oficiais

• Código de Processo Civil, artigos 396 a 404 e 473
• Conselho Federal de Contabilidade, NBC TP 01 (R2)
• Conselho Federal de Contabilidade, NBC PP 01 (R2)

Conteúdo informativo. A conclusão depende do objeto, do ônus da prova e das evidências disponíveis.