Compras e pagamentos
Pedidos menores podem formar uma única contratação econômica. A auditoria de fracionamento de compras verifica se solicitações relacionadas foram aprovadas no nível previsto pela política da empresa. O objetivo é distinguir divisões operacionais legítimas de situações que contornaram a análise exigida.
Quando esse exame faz sentido
Os sinais incluem sequências de pedidos próximos ao limite, compras recorrentes do mesmo objeto e alterações posteriores de valor. O critério de agrupamento deve respeitar a política vigente: fornecedor e data ajudam a localizar casos, mas não demonstram sozinhos que houve fracionamento.
Roteiro de conferência
- Identificar a versão da política aplicável, os limites por categoria e as regras para aditivos, compras recorrentes e situações emergenciais. Não aplicar retroativamente uma alçada criada depois.
- Agrupar pedidos por objeto, requisitante, projeto, fornecedor e proximidade temporal. Documentar por que cada grupo pode representar uma contratação única, preservando as compras efetivamente independentes.
- Comparar o valor agregado com a alçada exigida, revisar aprovações e confrontar pedidos com contratos, entregas e pagamentos. Verificar se cancelamentos aparentes foram seguidos de novas solicitações equivalentes.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Políticas de compras e suas versões; pedidos e aditivos; contratos; cotações; aprovações; registros de recebimento; justificativas de urgência; cadastro de centros de custo e projetos.
Exemplo numérico ilustrativo
Exemplo ilustrativo: a política hipotética exige aprovação da diretoria acima de R$ 20.000 por contratação. Três pedidos de R$ 9.000 atendem ao mesmo projeto e contrato, somando R$ 27.000. Isso indica uma possível exceção de alçada. Se forem serviços independentes previstos na política, a conclusão pode ser diferente; o vínculo econômico precisa ser demonstrado.
O que a análise pode entregar
A entrega pode apresentar grupos de pedidos examinados, critérios de vinculação, exceções confirmadas e ajustes sugeridos no fluxo. A soma de compras sem aprovação adequada não deve ser apresentada automaticamente como prejuízo.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
Existe um intervalo de dias que comprova o fracionamento?
Não há um intervalo universal para essa conclusão. A janela de pesquisa é um critério de seleção; a avaliação depende da política, do objeto contratado, da justificativa e dos documentos de cada grupo.
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Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.