Compras e contratos
A conferência entre pedido, recebimento e fatura ajuda a identificar cobranças sem entrega comprovada ou fora das condições aprovadas. A auditoria examina como esses três registros são relacionados e como as diferenças são tratadas antes do pagamento. O teste precisa considerar entregas parciais e serviços sujeitos a aceite.
Quando esse exame faz sentido
Esse exame é útil quando o sistema libera pagamentos com documentos faltantes, tolerâncias pouco claras ou substituição manual do pedido. O fato de três documentos existirem não demonstra que descrevam a mesma operação; item, unidade e referência contratual também precisam coincidir.
Roteiro de conferência
- Conciliar os itens faturados com pedidos aprovados e recebimentos, incluindo cancelamentos e devoluções. Preservar o vínculo por linha para não compensar diferenças entre produtos distintos.
- Conferir tolerâncias de quantidade e preço, sua aprovação e vigência. Investigar liberações manuais e recebimentos registrados por quem também autoriza o pagamento.
- Verificar o destino das divergências: bloqueio, correção da fatura, complemento de entrega ou exceção autorizada. A solução deve aparecer nos registros financeiros e operacionais.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Pedidos e versões; faturas; registros de recebimento e aceite; parametrização de tolerâncias; liberações manuais; devoluções e títulos pagos.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: foram compradas 200 unidades a R$ 40. O recebimento registra 180, mas a fatura cobra R$ 8.000 pelas 200. A diferença corresponde a 20 unidades, ou R$ 800. Antes de concluir por cobrança indevida, a análise pesquisa uma entrega complementar, unidade de medida diferente ou condição contratual de faturamento antecipado.
O que a análise pode entregar
A entrega pode mostrar divergências por item, liberações sem suporte e falhas de vínculo entre documentos. Valores sob análise ficam separados de pagamentos indevidos efetivamente demonstrados.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
O confronto serve também para serviços?
Sim, com adaptação da evidência de recebimento. Medição, entrega técnica ou aceite do responsável podem cumprir esse papel, conforme o contrato. Uma confirmação genérica deve ser avaliada quanto ao que realmente comprova.
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Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.