O artigo 1.017 do Código Civil determina que o administrador que, sem consentimento escrito dos sócios, aplicar créditos ou bens sociais em proveito próprio terá de restituí-los à sociedade, ou pagar o equivalente. Uma despesa particular paga pela empresa não é, portanto, um gasto da sociedade. É um valor que o sócio deve devolver.

Na contabilidade, o lançamento correto não é uma despesa, mas uma conta a receber do sócio. Quando o gasto é lançado como despesa, o lucro diminui, o patrimônio diminui e o valor da quota de todos os sócios diminui junto, inclusive a de quem nunca se beneficiou do gasto.

No balanço de determinação, a perícia desfaz esse efeito. Retira o valor das despesas e o registra como crédito da sociedade contra o sócio que se beneficiou. O patrimônio volta ao que seria se os gastos tivessem sido lançados corretamente.

Se quem se beneficiou foi o próprio sócio que está saindo, o raciocínio se inverte. O crédito da sociedade contra ele é compensado com seus haveres.

A natureza pessoal do gasto precisa estar demonstrada, por exemplo, por nota fiscal emitida no CPF do sócio, contrato em nome dele, bem registrado em seu nome ou serviço sem qualquer relação com a atividade da empresa. Despesas com veículo usado nas duas atividades, por exemplo, exigem critério de rateio documentado.

É preciso verificar se houve consentimento. Uma ata que aprova o pagamento de certas despesas como parte da remuneração do administrador muda o tratamento, porque o gasto deixa de ser apropriação indevida e passa a ser remuneração autorizada.

No lucro real a conta é diferente. As despesas pessoais foram deduzidas indevidamente do lucro tributável, e a reclassificação revela um tributo que deixou de ser pago. O laudo calcula esse passivo e o deduz do patrimônio recomposto.

O período examinado precisa ser coerente com o pedido e com a prova disponível. Gastos de muitos anos antes podem já ter sido aprovados em contas de exercícios anteriores, e o laudo indica essa situação quando ela existir.