Compras e compromissos com fornecedores
A aprovação de um pedido se refere a um conjunto de condições. Se essas condições mudam depois, o registro de aprovação original pode deixar de sustentar a operação executada. A auditoria compara versões para verificar quais alterações ocorreram e como passaram pelo processo de autorização.
Quando esse exame faz sentido
O exame é útil quando o ERP permite editar pedidos liberados ou quando ajustes são feitos diretamente antes do recebimento. O controle deve definir quais mudanças exigem nova aprovação e quais seguem um tratamento simplificado.
Roteiro de conferência
- Recuperar a versão aprovada e a versão utilizada no recebimento ou faturamento. Comparar fornecedor, itens, quantidades, preços, moeda e condições relevantes.
- Identificar usuário, momento e justificativa de cada alteração. Confrontar a mudança com a regra de reaprovação vigente e verificar se o bloqueio previsto foi aplicado.
- Examinar o efeito acumulado de várias mudanças e o resultado final do pedido. Conferir se o histórico permite distinguir correção cadastral de alteração econômica da compra.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Versões do pedido; trilha de alterações; matriz de aprovação; justificativas; comunicações com o fornecedor; recebimentos e faturas.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: um pedido aprovado por R$ 18 mil tem a quantidade aumentada e passa a R$ 26 mil. O sistema conserva o nome do aprovador original. O teste verifica se a nova condição exigia reaprovação, se ela ocorreu e qual versão foi efetivamente autorizada.
O que a análise pode entregar
A entrega pode mostrar diferenças entre condições aprovadas e executadas, mudanças sem trilha suficiente e regras que não consideram alterações acumuladas.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
Toda edição posterior exige nova aprovação?
Depende do desenho do controle e do impacto da mudança. A auditoria verifica se os critérios foram definidos e aplicados. Uma correção de texto e uma alteração de valor podem exigir tratamentos diferentes.
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Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.