Compras e compromissos com fornecedores
Uma compra emergencial pode acontecer antes da formalização usual do pedido. A auditoria examina o fato que justificou a exceção e a regularização posterior, preservando a sequência real dos eventos. Criar um pedido depois da entrega não demonstra que houve aprovação prévia.
Quando esse exame faz sentido
O exame é útil quando a empresa usa códigos de urgência com frequência ou regulariza compras apenas quando a fatura chega. É importante distinguir necessidade excepcional de falha recorrente de planejamento.
Roteiro de conferência
- Identificar a população de compras emergenciais por diferentes evidências, como pedidos posteriores ao recebimento e marcações de urgência. Conferir o motivo e a autorização disponível na ocasião.
- Reconstruir solicitação, contratação, recebimento e formalização. Verificar quais etapas alternativas estavam previstas para a emergência e quais documentos ficaram pendentes.
- Medir o tempo de regularização e examinar repetição por item, área e fornecedor. Conferir se a revisão posterior avaliou a exceção ou apenas completou campos obrigatórios.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Solicitações de urgência; autorização excepcional; comunicações da contratação; recebimentos; pedidos regularizados; política de compras e revisão posterior.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: uma peça é adquirida para restabelecer uma máquina parada, com autorização excepcional registrada. O pedido formal surge cinco dias depois. O teste verifica a necessidade, a autorização e os documentos; a data posterior é analisada dentro do fluxo de emergência, sem ser ocultada por retroação do registro.
O que a análise pode entregar
O resultado pode mostrar exceções justificadas, regularizações incompletas e urgências repetidas que indicam necessidade de revisão do processo. Frequência elevada é um sinal para investigação, não prova automática de irregularidade.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
O pedido criado depois da compra deve receber uma data anterior?
A trilha precisa preservar os momentos reais. O registro posterior pode documentar a regularização e referenciar a autorização anterior, sem simular uma etapa que não ocorreu naquela data.
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Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.