Documentos fiscais de entrada
A mesma despesa pode aparecer em documentos de modelos diferentes e escapar de controles que comparam apenas número e tipo. A auditoria relaciona fornecedor, período, contrato, descrição e valor para identificar registros que representam o mesmo fato. Um recibo provisório pode permanecer ativo depois da nota definitiva.
Quando esse exame faz sentido
O exame é útil em serviços, locações e despesas reembolsáveis. Processos manuais tendem a registrar anexos como se fossem novos documentos.
Roteiro de conferência
- Reunir documentos por fornecedor, contrato, competência, descrição e valor, independentemente do modelo fiscal.
- Pesquisar pares e cadeias de substituição. Conferir cancelamento, referência cruzada e status do título.
- Validar pagamento, estorno e escrituração. Avaliar regras para impedir nova entrada quando o documento definitivo chegar.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Notas; faturas; recibos; contratos; pedidos; títulos; pagamentos; anexos e logs.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: uma fatura provisória gera título e a nota de serviço posterior cria outro. O teste identifica a mesma competência e contrato.
O que a análise pode entregar
O relatório pode mostrar duplicidades entre modelos, substituições incompletas e pagamentos repetidos. A obrigação original fica delimitada.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
Números de documento diferentes eliminam o risco de duplicidade?
Não. Modelo, referência, contrato, período e valor precisam ser analisados em conjunto.
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Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.