Documentos fiscais de entrada
A empresa pode receber um documento fiscal eletrônico antes que a área registre a compra ou confirme o recebimento. A auditoria compara o repositório de XML com o ERP, preservando chave, emitente, destinatário e valor. Um arquivo disponível no portal não significa que a obrigação foi reconhecida ou contestada.
Quando esse exame faz sentido
O exame é útil em operações descentralizadas, caixas de entrada automáticas e múltiplos estabelecimentos. Documentos emitidos contra CNPJ incorreto podem circular fora do fluxo normal.
Roteiro de conferência
- Extrair XML por destinatário e período, com chave, emitente, data, valor e situação autorizadora.
- Comparar com registros fiscais, contábeis, pedidos e recebimentos. Pesquisar ausências, duplicidades e diferenças de entidade.
- Examinar recusas, manifestações e lançamentos posteriores. Quantificar documentos pendentes no fechamento.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
XML; consultas fiscais; livros de entrada; ERP; pedidos; recebimentos; manifestações e razão.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: o XML está autorizado para uma filial, mas a nota é registrada em outra empresa por cópia manual. O cruzamento identifica o destinatário.
O que a análise pode entregar
A entrega pode mostrar documentos não registrados, entradas duplicadas e alocação em entidade incorreta. A chave fiscal sustenta a reconciliação.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
Receber o XML confirma que a mercadoria ou o serviço foi aceito?
Não. Autorização fiscal, recebimento e aceite comercial são eventos distintos e precisam ser relacionados.
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Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.