Aprovações e responsabilidade pelos controles
Durante a indisponibilidade do ERP, a empresa pode executar pagamentos por um procedimento de contingência. A auditoria examina como as obrigações foram selecionadas, aprovadas e registradas depois. O retorno do sistema precisa incluir a conciliação dessas saídas antes de retomar os lotes usuais.
Quando esse exame faz sentido
O exame é indicado quando planilhas temporárias substituem o contas a pagar, quando a tesouraria usa comprovantes enviados por mensagem ou quando o histórico da contingência fica com apenas um funcionário.
Roteiro de conferência
- Relacionar pagamentos realizados fora do sistema, identificando documento, favorecido, valor e aprovação. Conferir a origem da informação usada para autorizar cada saída.
- Conciliar a lista com extratos e obrigações no ERP, separando operações já registradas de pagamentos ainda sem baixa. Examinar alterações de favorecido feitas no período.
- Verificar a regularização e o bloqueio de nova liquidação das mesmas obrigações. Conferir se a revisão independente documentou diferenças antes de encerrar a contingência.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Plano de contingência; lista de pagamentos; documentos de origem; autorizações; comprovantes; extratos e registros posteriores no ERP.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: três faturas são pagas pelo banco durante uma falha. Após a recuperação, elas voltam a integrar o lote automático porque permanecem abertas no ERP. A auditoria reconcilia os pagamentos de contingência e verifica o tratamento antes da nova remessa.
O que a análise pode entregar
A entrega pode apresentar saídas não registradas, títulos em risco de repetição e aprovações sem evidência. O procedimento emergencial deve manter rastreabilidade mesmo quando a ferramenta habitual está indisponível.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
A urgência elimina a necessidade de aprovação?
A empresa pode definir um fluxo emergencial próprio, mas ele precisa ter responsáveis e evidências. A auditoria verifica as regras aprovadas e como as exceções foram documentadas.
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Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.