Arquivos e rotinas dos sistemas financeiros
Uma planilha pode exibir números plausíveis enquanto usa valores de um arquivo externo antigo. A auditoria identifica essas dependências e verifica qual versão alimentou o fechamento. Abrir o arquivo sem mensagens de erro não comprova que todas as fontes foram atualizadas.
Quando esse exame faz sentido
O exame é útil quando pastas mensais são copiadas, arquivos são movidos ou fórmulas referenciam diretórios de outros usuários. Atualizações automáticas precisam ser entendidas antes de alterar a versão que serviu como evidência do fechamento.
Roteiro de conferência
- Inventariar vínculos, consultas e outras fontes externas relevantes, identificando caminhos e períodos. Confrontar cada dependência com a versão que deveria alimentar a análise.
- Preservar a planilha usada no fechamento e verificar como os dados foram atualizados. Comparar valores exibidos com as fontes efetivamente disponíveis, registrando dependências não resolvidas.
- Recalcular uma seleção em cópia controlada, usando as fontes corretas. Examinar o efeito de vínculos quebrados, períodos anteriores e substituições manuais de fórmulas por valores.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Planilha do fechamento; arquivos de origem; inventário de vínculos; parâmetros de atualização; versões arquivadas e memória de ajustes.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: a pasta de setembro é copiada da de agosto, mas uma fórmula continua apontando para o relatório de agosto. O total permanece preenchido e parece válido. O teste identifica o caminho externo, compara os períodos e mede a diferença com a fonte de setembro.
O que a análise pode entregar
A entrega pode apresentar dependências desatualizadas, caminhos indisponíveis e alterações sem evidência. O arquivo original é preservado para distinguir o número reportado do número recalculado.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
Atualizar todos os vínculos imediatamente é a primeira providência?
Antes disso, é preciso preservar a versão examinada e identificar as fontes. Uma atualização indiscriminada pode alterar a evidência do fechamento e introduzir dados de outro período.
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Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.