Receber muitos arquivos não significa ter a prova necessária. Uma nota pode aparecer em PDF, imagem e planilha, enquanto o comprovante que explicaria o pagamento continua ausente. O inventário documental da perícia tributária precisa mostrar quais fatos cada fonte permite examinar. O volume do acervo é apenas uma das informações.
Para definir o encargo, consulte a atuação do perito tributário em São Paulo e as funções do perito contábil. A proposta deve indicar quais etapas deste roteiro integram o trabalho.
Qual é a pergunta técnica
Quais perguntas têm fontes disponíveis e quais continuam sem suporte? Para responder, separe arquivo recebido, documento distinto, operação e evento de pagamento. Registre a versão e o uso de cada fonte. A existência de uma planilha que menciona um comprovante não demonstra que o comprovante foi entregue ou examinado.
Como auxiliar do juízo, o perito mantém independência, dá ciência das diligências, considera as manifestações tecnicamente pertinentes e não atua para confirmar a narrativa de qualquer parte. Se a resposta depender de premissa jurídica não decidida, a memória pode apresentar cenários condicionais claramente identificados.
Documentos e dados necessários
Preserve o material recebido e crie um índice de trabalho. Para cada arquivo, registre origem informada, recebimento, versão, período, formato e localização. Se houver substituição, mantenha a relação entre as versões e explique qual foi usada.
O arquivo recebido permite conferir as unidades?
- Fonte e versão: identifique XML, demonstrativo, planilha e protocolo pertinentes. Registre qual documento originou a extração e quais itens foram incluídos.
- Campos disponíveis: verifique se unidade, quantidade e valor unitário estão presentes em cada representação. Uma coluna ausente na planilha não pode ser preenchida por suposição sobre o conteúdo da embalagem.
- Suporte da conversão: relacione cadastro, período e documento que sustentam o vínculo por produto. O XML recebido e a conclusão sobre a operação física têm alcances diferentes.
No exemplo de unidade comercial e tributável, dois itens são apresentados em quatro representações quantitativas. O inventário registra arquivos, itens e campos em controles próprios, conservando a pergunta que cada material permite examinar.
- Relação dos pedidos, respostas e datas de recebimento dos documentos.
- Originais e cópias identificados por nome recebido, origem e versão.
- Recibos, protocolos e identificadores das declarações pertinentes.
- Mapa entre fonte, operação, pergunta, teste e pendência.
Procedimento passo a passo
- Definir quais fontes são necessárias para cada pergunta do objeto.
- Atribuir identificador estável a cada documento e a cada arquivo recebido.
- Relacionar cópias e versões sem apagá-las ou contá-las como fatos novos.
- Marcar a fonte recebida, a parte ilegível e o item ainda não apresentado.
- Registrar qual procedimento cada lacuna impede ou limita.
Exemplo numérico ilustrativo
Exercício hipotético: o acervo contém dois PDFs e uma planilha sobre a operação A, um PDF sobre a operação B e um documento sobre a operação C. São cinco arquivos relacionados a três operações, e não cinco operações comprovadas.
- Ponto da conferência: Operação A
Premissa ou resultado no exercício: Três arquivos; o pagamento continua sem documento no exercício. - Ponto da conferência: Operação B
Premissa ou resultado no exercício: Um arquivo, a examinar segundo a pergunta correspondente. - Ponto da conferência: Operação C
Premissa ou resultado no exercício: Um arquivo, sem presumir completude pela simples presença. - Ponto da conferência: Contagens diferentes
Premissa ou resultado no exercício: 5 arquivos e 3 operações. Essas contagens descrevem unidades distintas.
Rodapé do quadro
- Ponto da conferência / Premissa ou resultado no exercício: Dados hipotéticos. Não representam cliente, autuação ou resultado obtido.
Mesmo os três arquivos de A podem repetir a mesma informação. A cobertura do pagamento permanece pendente. O índice deve permitir identificar o documento solicitado, a resposta e o efeito da ausência, sem preencher a lacuna com valor zero.
Os cinco arquivos do exercício são três relacionados a A, um a B e um a C: 3 + 1 + 1 = 5. As operações identificadas continuam sendo três. A contagem não informa quantos documentos distintos existem nem resolve a prova do pagamento de A. Para cada pergunta, registre a fonte necessária, a fonte localizada e o ponto ainda pendente.
Testes de consistência
- Identidade: cópias do mesmo documento estão relacionadas sem virar operações novas?
- Versão: original, retificadora e arquivo substituído permanecem distinguíveis?
- Localização: outra pessoa consegue encontrar a fonte citada?
- Legibilidade: a peça permite ler os dados usados na análise?
- Pertinência: a fonte pertence à entidade, ao período e ao evento examinados?
- Atendimento: o documento recebido responde ao pedido ou deixa uma lacuna específica?
Riscos e erros frequentes
Uma cópia com outro nome pode ser o mesmo documento; uma retificadora pode alterar o conteúdo. Preserve ambas as relações no índice. Também não marque o pagamento como conferido porque uma guia foi localizada: emissão, agendamento e liquidação são eventos distintos. Se uma fonte estiver ilegível ou incompleta, descreva a parte afetada e o procedimento que não pôde ser executado.
Estrutura recomendada do resultado
O índice relaciona identificador, nome recebido, versão, localização, operação e uso no exame. Uma segunda coluna indica pendência e procedimento afetado. O destinatário deve conseguir encontrar a fonte indicada sem depender da memória de quem organizou o acervo. Para aprofundar esse ponto, consulte o dimensionamento de arquivos, operações e pagamentos.
Como interpretar o resultado
Recebido, legível, pertinente e testado são estados diferentes. Um arquivo pode ter sido recebido e ainda depender de leitura ou de vínculo com a operação. A conclusão utiliza o resultado do procedimento, com a localização da fonte e seus limites; não utiliza o volume da pasta como substituto da prova.
Quando chegar uma nova versão, mantenha o histórico e registre qual conclusão precisa ser revista. Se a peça apenas repete um documento já conhecido, a quantidade de arquivos aumenta sem ampliar necessariamente a cobertura. Se ela atende a uma pergunta antes pendente, identifique o teste realizado antes de encerrar a lacuna.
Perguntas para revisão final
- O índice conserva o nome e a versão dos arquivos recebidos?
- Arquivo, documento e operação têm identificadores próprios?
- A fonte ausente está ligada à pergunta e ao teste afetados?
- Uma nova cópia foi distinguida de evidência adicional?
- O encerramento da pendência registra o procedimento efetivamente realizado?
Fontes oficiais e limites
- CFC, NBC TP 01 (R2), itens 27, 29 e 32. Guarda, solicitação e registro dos elementos examinados.
- Código de Processo Civil, art. 473, texto atualizado na Câmara dos Deputados. Referência para objeto, análise, método e respostas na prova judicial.
Confirme a redação das normas e decisões aplicáveis à data do fato. Este guia é informativo, não substitui exame dos autos nem constitui conclusão sobre caso concreto. Dados pessoais, informações médicas, bancárias e segredos empresariais devem ser tratados apenas na extensão necessária e com controles compatíveis com o trabalho.