Duas linhas com o mesmo código podem ser cópias ou itens diferentes do mesmo documento. Excluir uma delas antes de entender a unidade do registro pode eliminar informação legítima. Na perícia fiscal, o teste de chaves deve explicar o que identifica o documento, o item e a ocorrência em cada arquivo.
Para definir o encargo, consulte a atuação do perito tributário em São Paulo e as funções do perito contábil. A proposta deve indicar quais etapas deste roteiro integram o trabalho.
Qual é a pergunta técnica
Qual combinação de campos permite relacionar as fontes na unidade correta? Separe documento, item, estabelecimento, evento e versão. Uma chave pode ser única na lista de notas e repetida no histórico de movimentos. Essa diferença exige definir a relação antes de cruzar ou remover registros; repetir a origem não demonstra que os eventos sejam cópias.
Como auxiliar do juízo, o perito mantém independência, dá ciência das diligências, considera as manifestações tecnicamente pertinentes e não atua para confirmar a narrativa de qualquer parte. Se a resposta depender de premissa jurídica não decidida, a memória pode apresentar cenários condicionais claramente identificados.
Documentos e dados necessários
Examine o leiaute e o significado dos campos nas duas bases. Preserve as ocorrências recebidas e registre a regra de normalização dos identificadores. Espaços, pontuação e zeros iniciais só podem ser tratados com regra explícita e conferência do efeito.
- Leiautes e definição da unidade representada em cada fonte.
- Arquivos recebidos, com ocorrências e versões preservadas antes de agrupamentos.
- Campos de documento, item, estabelecimento e evento pertinentes à pergunta.
- Contagens, chaves distintas, registros sem vínculo e valores antes e depois do confronto.
Procedimento passo a passo
- Determinar se cada linha representa documento, item, parcela ou evento.
- Testar unicidade da chave candidata em cada fonte separadamente.
- Classificar relações de uma para uma, uma para várias ou várias para várias.
- Executar o confronto conservando os registros sem correspondência.
- Reconciliar contagens e valores para detectar multiplicação ou perda no resultado.
Exemplo numérico ilustrativo
Exercício hipotético: a base A tem duas linhas com a chave K, de R$ 60 e R$ 40. A base B tem três linhas com K. Um cruzamento apenas por K pode combinar cada linha de A com as três de B.
- Ponto da conferência: Base A
Premissa ou resultado no exercício: 2 linhas; R$ 60,00 + R$ 40,00 = R$ 100,00. - Ponto da conferência: Base B
Premissa ou resultado no exercício: 3 ocorrências da mesma chave K, ainda sem relação por item. - Ponto da conferência: Cruzamento apenas por K
Premissa ou resultado no exercício: 2 × 3 = 6 combinações. - Ponto da conferência: Soma de A repetida nas combinações
Premissa ou resultado no exercício: R$ 100,00 × 3 = R$ 300,00. A diferença de R$ 200,00 decorre da multiplicação do cruzamento.
Rodapé do quadro
- Ponto da conferência / Premissa ou resultado no exercício: Dados hipotéticos. Não representam cliente, autuação ou resultado obtido.
Esse resultado não demonstra operações adicionais. É necessário investigar a relação e construir a unidade adequada, ou agregar conscientemente antes do confronto. Remover linhas ao acaso para fazer o total fechar ocultaria a causa.
No exemplo, as duas linhas de A encontram três ocorrências em B: são seis combinações, e os R$ 100,00 de A reaparecem três vezes, somando R$ 300,00. Conte também os registros sem correspondência e confira os valores nas fontes, antes e depois do cruzamento. Em outro recorte, a sequência de crédito, estorno e novo lançamento de ICMS mostra três eventos relacionados a uma origem; eliminar um deles apenas pela nota pode distorcer o acumulado.
Testes de consistência
- Unidade: cada linha representa documento, item, parcela ou movimento?
- Unicidade: a chave candidata foi testada em cada fonte separadamente?
- Relação: há uma para uma, uma para várias ou várias para várias ocorrências?
- Conservação: registros sem correspondência continuam identificados?
- Valor: o cruzamento multiplicou ou eliminou parcelas das bases de origem?
- Evento: apropriação, estorno e novo lançamento permanecem distinguíveis?
Riscos e erros frequentes
A regra de manter a primeira ocorrência pode descartar um item ou movimento posterior válido. O inverso é cruzar duas fontes por uma chave ampla e criar combinações sem correspondência econômica. Teste a relação e identifique a causa antes de corrigir o total. Um estorno não deve desaparecer por ter a mesma referência do crédito que reduz.
Estrutura recomendada do resultado
O mapa de relacionamento deve informar campos usados, normalizações, relações observadas, exceções e totais de controle. Preserve uma lista dos registros sem vínculo e das chaves repetidas, para que cada diferença possa ser examinada na fonte. Para aprofundar esse ponto, consulte o conferência da origem e completude da base.
Como interpretar o resultado
Repetição é uma característica da chave a investigar. A conclusão precisa dizer se ela pertence a cópias, versões, itens, parcelas ou eventos diferentes. Quando houver duplicidade demonstrada, identifique a unidade repetida, os registros afetados e o efeito produzido. A igualdade do total depois de excluir linhas não é prova de que a escolha dessas linhas foi correta.
A chave do item e a chave da representação
Antes de procurar duplicidades, defina o que cada linha descreve. No formato com uma linha por item, os campos comerciais e tributáveis podem estar em colunas. No formato longo, o mesmo item aparece em duas linhas, identificadas pela representação. O teste de unicidade precisa respeitar essa diferença.
- Item: relacione documento, emitente, número do item e código do produto, com o mapeamento entre cadastros quando necessário.
- Linha da extração: acrescente campo, caminho no XML ou tipo de representação conforme a estrutura recebida. Não exclua uma linha apenas porque ela compartilha a chave do item.
- Consolidação: retorne ao nível do item antes de somar seu valor bruto. Duas representações do mesmo item, isoladamente, não demonstram duas operações.
O exemplo de quatro representações para dois itens mostra como conservar os vínculos sem multiplicar o valor dos produtos. A regra de chave e o efeito da transformação devem ficar registrados na memória.
O mapa entregue conserva a chave recebida, a chave usada no confronto, a regra de normalização e os totais de controle. Registre as exceções sem vínculo e as relações de uma para várias. Se um novo arquivo alterar a relação, preserve a versão anterior e explique o reflexo nas contagens e nos valores; não use o fechamento como justificativa para apagar a trilha.
Perguntas para revisão final
- A chave corresponde à unidade da conclusão pretendida?
- Normalizações e versões foram registradas sem sobrescrever a origem?
- As seis combinações do exemplo foram distinguidas das operações reais?
- Os R$ 300,00 do cruzamento foram reconciliados aos R$ 100,00 de A?
- Uma exclusão de linha tem causa demonstrada, além do desejo de fechar o total?
Fontes oficiais e limites
- CFC, NBC TP 01 (R2), itens 34 e 35. Suporte da conclusão, exame, testabilidade e comparação.
- Código de Processo Civil, art. 473, texto atualizado na Câmara dos Deputados. Referência para objeto, análise, método e respostas na prova judicial.
Confirme a redação das normas e decisões aplicáveis à data do fato. Este guia é informativo, não substitui exame dos autos nem constitui conclusão sobre caso concreto. Dados pessoais, informações médicas, bancárias e segredos empresariais devem ser tratados apenas na extensão necessária e com controles compatíveis com o trabalho.