Uma planilha pode fechar corretamente e ainda excluir parte das operações. Conferir a base da perícia tributária começa antes das fórmulas: é preciso entender de onde vieram os dados, quais filtros foram usados e se a extração representa o recorte anunciado. O arquivo recebido deve poder ser relacionado à fonte que o produziu.
Para definir o encargo, consulte a atuação do perito tributário em São Paulo e as funções do perito contábil. A proposta deve indicar quais etapas deste roteiro integram o trabalho.
Qual é a pergunta técnica
A extração representa o recorte anunciado pela fonte? Compare entidade, período, situação dos registros, filtros, versão, contagem e valores de controle. A identidade do arquivo recebido não demonstra que a seleção esteja completa. Um confronto com controles de outra versão também pode produzir uma diferença que precisa ser explicada antes de tratar registros como ausentes.
Como auxiliar do juízo, o perito mantém independência, dá ciência das diligências, considera as manifestações tecnicamente pertinentes e não atua para confirmar a narrativa de qualquer parte. Se a resposta depender de premissa jurídica não decidida, a memória pode apresentar cenários condicionais claramente identificados.
Documentos e dados necessários
Solicite a descrição da extração, os filtros, o período, o estabelecimento e o total de controle disponível na origem. Guarde o arquivo recebido e identifique as transformações em cópia de trabalho. Se a fonte não estiver disponível, declare o alcance da conferência possível.
- Identificação da fonte, do responsável informado, da versão e da data de extração.
- Parâmetros de entidade, estabelecimento, período, situação e filtros aplicados.
- Contagem e total de controle da mesma população e versão, quando disponíveis.
- Registro das conversões, exclusões e cópias de trabalho usadas na análise.
Procedimento passo a passo
- Definir a população esperada antes de examinar os registros recebidos.
- Comparar parâmetros da extração com o objeto e o período do trabalho.
- Confrontar contagens e valores com os controles disponíveis na origem.
- Investigar registros ausentes, linhas repetidas e filtros que expliquem diferenças.
- Preservar a base e registrar cada transformação até o resultado utilizado.
Exemplo numérico ilustrativo
Exercício hipotético: um controle da fonte informa 1.000 registros, somando R$ 500 mil. A extração recebida contém 980 registros, somando R$ 492 mil. O confronto localiza uma diferença de cobertura que ainda exige investigação.
- Ponto da conferência: Controle da fonte
Premissa ou resultado no exercício: 1.000 registros e R$ 500.000,00, por premissa. - Ponto da conferência: Arquivo recebido
Premissa ou resultado no exercício: 980 registros e R$ 492.000,00. - Ponto da conferência: Diferença a explicar
Premissa ou resultado no exercício: 20 registros e R$ 8.000,00. - Ponto da conferência: O que o confronto permite dizer
Premissa ou resultado no exercício: A extração não coincide com o controle informado; a causa e o conteúdo faltante ainda precisam ser examinados.
Não se pode distribuir os R$ 8 mil entre os 20 registros sem identificá-los. Também não se pode concluir que a diferença é tributo devido. Um filtro legítimo, uma versão diferente ou um problema de extração podem explicar o confronto.
Dados hipotéticos. Não representam cliente, autuação ou resultado obtido.
Mesmo total e mesma quantidade: os registros também coincidem?
Três registros e R$ 50 mil em cada arquivo não demonstram que a base é a mesma. No segundo exercício fictício deste guia, uma chave mantém o valor, outra muda e duas aparecem em apenas uma das versões. O total permanece igual porque os efeitos se compensam. Este exemplo é independente do confronto anterior de mil registros.
Admita duas extrações de um demonstrativo auxiliar de valores de documentos, B01 e B02, com o mesmo estabelecimento, período de setembro de 2026, moeda e filtros informados. Os arquivos são cópias de trabalho recebidas em datas distintas. B02 não é apresentada como declaração fiscal retificadora nem como versão automaticamente correta. Não há tributo calculado neste exercício.
- B01: chave F001, R$ 12.000; chave F002, R$ 18.000; chave F003, R$ 20.000. Quantidade: 3. Total: R$ 50.000.
- B02: chave F001, R$ 12.000; chave F002, R$ 20.000; chave F004, R$ 18.000. Quantidade: 3. Total: R$ 50.000.
As chaves F001 a F004 são identificadores curtos inventados, sem correspondência com chaves de acesso de NF-e. No exercício, cada uma identifica uma única ocorrência na respectiva base e não há duplicidades internas. Em uma extração real, preserve os zeros e teste a unicidade antes do relacionamento; se a chave se repetir, identifique a ocorrência e os campos necessários para não multiplicar linhas na junção.
Compare pela chave, sem usar a posição da linha
- F001 — nas duas bases, sem alteração no valor: R$ 12.000 em B01 e B02. Variação: R$ 0.
- F002 — nas duas bases, com alteração: R$ 18.000 em B01 e R$ 20.000 em B02. Variação B02 menos B01: +R$ 2.000.
- F003 — presente somente em B01: R$ 20.000. Efeito na ponte de composição: −R$ 20.000.
- F004 — presente somente em B02: R$ 18.000. Efeito na ponte de composição: +R$ 18.000.
A ponte fecha: R$ 50.000 + R$ 2.000 − R$ 20.000 + R$ 18.000 = R$ 50.000. Duas chaves são comuns e quatro compõem a união das bases. Há uma chave comum sem alteração no valor, uma comum com alteração, uma exclusiva de B01 e uma exclusiva de B02. A diferença de quantidade também é zero: 3 − 1 + 1 = 3. Uma linha com o mesmo valor ainda pode conter mudanças em outros campos, que precisam ser comparados conforme a pergunta técnica.
Somar os módulos das variações produz R$ 40.000: R$ 2.000 + R$ 20.000 + R$ 18.000. Esse número descreve a movimentação bruta da comparação construída, sem representar crédito, débito ou valor a recuperar. A presença somente em B02 não comprova operação nova; a ausência em B02 não comprova cancelamento. As causas continuam dependentes das fontes.
O que registrar antes de concluir sobre a diferença
- Para F002: qual documento ou transformação explica os R$ 2.000? A mudança está na origem, na importação ou na classificação?
- Para F003 e F004: há relação entre os documentos? Ela foi comprovada ou apenas sugerida por valor, descrição ou proximidade de datas?
- Para o recorte: os filtros informados foram reproduzidos e os controles da origem pertencem à mesma população e versão?
- Para a conclusão: quais diferenças têm causa demonstrada e quais permanecem pendentes, com indicação da resposta afetada?
Conserve B01 e B02 e produza uma cópia comparativa com chave, valor em cada versão, situação do vínculo, motivo informado, fonte consultada e resultado do teste. O resumo deve permitir voltar à linha de origem. A comparação identifica mudanças entre os arquivos recebidos; a completude perante o sistema de origem exige controles próprios. A data de recebimento ou o nome “final” não escolhe a base válida.
A NBC TP 01 (R2), itens 28, 34 e 35, orienta o alcance do exame, a identificação do suporte da conclusão e os procedimentos periciais. A ponte acima é uma demonstração didática de elaboração própria, não um modelo imposto pela norma.
No exercício, a extração cobre 980 de 1.000 registros, ou 98% por quantidade, e R$ 492 mil de R$ 500 mil, ou 98,4% do valor informado no controle. São medidas diferentes. Os 20 registros e R$ 8 mil a explicar não foram identificados individualmente e não representam tributo devido. Um hash ajuda a reencontrar a mesma cópia; não prova a completude da extração nem a veracidade das operações.
Testes de consistência
- Recorte: fonte e arquivo usam a mesma entidade, período e população?
- Controle: contagem e valor vieram da mesma versão da origem?
- Identidade: a cópia recebida pode ser reencontrada sem sobrescrita?
- Transformação: conversões e filtros têm regra e efeito registrados?
- Conteúdo: chaves e campos pertinentes foram confrontados além dos totais?
- Limite: ausência de controle da fonte aparece junto da afirmação afetada?
Riscos e erros frequentes
Converter identificadores em números pode retirar zeros iniciais; importar um CSV com parâmetros inadequados pode mudar datas ou separadores. Registre a transformação e teste o efeito na cópia de trabalho. Outro risco é comparar o total de uma extração filtrada com um controle de população diferente. A causa precisa ser localizada antes de atribuir a diferença ao sistema ou às operações.
Estrutura recomendada do resultado
O relatório de recebimento e transformação mostra fonte, filtros, controles, versões e exceções. Cada base utilizada no cálculo deve ter identificação suficiente para ser reencontrada. Diferenças de cobertura ficam separadas das divergências apuradas dentro dos registros examinados. Para aprofundar esse ponto, consulte o teste de chaves e ocorrências repetidas.
Como interpretar o resultado
Igualdade de contagens e valores não significa identidade de registros. Verifique chaves e conteúdo pertinentes à pergunta. Se o controle da origem não estiver disponível, descreva qual conferência foi possível com os arquivos recebidos e qual afirmação sobre completude continua sem suporte. Não substitua o controle ausente por uma conclusão de que nada faltou.
Uma nova extração deve conservar sua relação com a anterior: fonte, parâmetros, data e mudança de conteúdo. Registre se a diferença veio de filtro, versão, conversão ou evento acrescentado. A entrega separa a cobertura conhecida dos achados nos itens efetivamente examinados e permite reproduzir as transformações sem sobrescrever a base recebida.
Perguntas para revisão final
- Os 980 registros foram comparados ao controle de 1.000 do mesmo recorte?
- A cobertura de 98% por quantidade foi distinguida de 98,4% por valor?
- Os 20 registros e R$ 8 mil permanecem como diferenças a investigar?
- Uma transformação local foi separada de alteração na origem?
- O hash é apresentado como identidade da cópia, sem certificar o conteúdo?
Fontes oficiais e limites
- CFC, NBC TP 01 (R2), itens 28, 34 e 35. Alcance do exame, suporte da conclusão e confronto dos elementos.
- Código de Processo Civil, art. 473, texto atualizado na Câmara dos Deputados. Referência para objeto, análise, método e respostas na prova judicial.
Confirme a redação das normas e decisões aplicáveis à data do fato. Este guia é informativo, não substitui exame dos autos nem constitui conclusão sobre caso concreto. Dados pessoais, informações médicas, bancárias e segredos empresariais devem ser tratados apenas na extensão necessária e com controles compatíveis com o trabalho.