Aprovações e responsabilidade pelos controles
Aprovações registradas depois da liquidação podem indicar regularização tardia ou diferença entre a data de decisão e a data lançada no sistema. A auditoria reconstitui a sequência dos eventos e verifica qual controle deveria ocorrer antes da saída de recursos. O registro posterior não demonstra, sozinho, ausência de autorização anterior.
Quando esse exame faz sentido
O exame é indicado quando lotes são aprovados retrospectivamente, quando a urgência se torna rotina ou quando o sistema permite editar datas. É necessário distinguir evidência contemporânea da transação e justificativa produzida depois.
Roteiro de conferência
- Comparar datas de solicitação, aprovação, envio e liquidação, identificando a origem de cada campo. Conferir fusos e alterações de data que possam afetar a leitura.
- Pesquisar evidência anterior ao pagamento, verificando objeto, valor e favorecido autorizados. Separar confirmação genérica de aprovação da operação específica.
- Examinar recorrência por área e responsável, além das regras de exceção. Verificar se revisões posteriores detectaram e trataram falhas efetivas.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Solicitações; aprovações; trilhas de alteração; remessas; extratos; evidências anteriores ao pagamento e registros de exceção.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: a aprovação no ERP aparece dois dias após o pagamento. Um documento anterior autoriza apenas o fornecedor, sem indicar valor ou fatura. A auditoria avalia o alcance dessa evidência e registra o que permanece sem comprovação, em vez de considerá-la autorização integral.
O que a análise pode entregar
Pode ser entregue uma linha do tempo por operação e um quadro de aprovações tardias. O relatório distingue atraso de registro de falha no controle de autorização.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
Uma assinatura posterior corrige o controle preventivo?
Ela pode documentar revisão ou aceitação posterior, mas não altera o momento em que o controle ocorreu. O exame deve registrar essa diferença e avaliar as medidas necessárias.
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Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.