Estoques e ativos
Contar alguns itens todos os meses só melhora o controle quando as diferenças são investigadas e a cobertura é conhecida. A auditoria de contagens cíclicas avalia seleção, execução, recontagem e autorização dos ajustes. O foco é verificar se o programa detecta problemas e produz evidências confiáveis.
Quando esse exame faz sentido
O trabalho é útil quando a empresa ajusta o sistema após cada contagem, mas os mesmos itens voltam a divergir. Um alto percentual de acerto pode ser enganoso se o programa examina apenas produtos fáceis de contar ou ignora locais, lotes e unidades de medida.
Roteiro de conferência
- Comparar o plano de contagens com os itens efetivamente examinados, identificando cobertura por local, valor e risco. Registrar itens nunca contados e alterações de seleção durante o período.
- Verificar instruções, movimentações durante a contagem e independência entre contagem e registro. Conferir se o resultado inicial foi preservado antes da recontagem e do ajuste.
- Reconstituir diferenças por item e unidade, investigando recebimentos, saídas, transferências e conversões. Avaliar se a aprovação do ajuste ocorreu após a investigação da causa.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Plano e calendário; listas de contagem e recontagem; saldos por local e lote; movimentos do período; conversões de unidade; ajustes e aprovações; registros das causas identificadas.
Exemplo numérico ilustrativo
Exemplo ilustrativo: o sistema informa 100 caixas de 12 unidades e a equipe encontra 1.176 unidades. Na mesma unidade de medida, o saldo esperado é 1.200 e a diferença é de 24 unidades, equivalentes a duas caixas. Registrar diferença de 1.076 pela comparação direta entre caixas e unidades seria um erro de interpretação.
O que a análise pode entregar
A entrega pode apresentar cobertura real, diferenças examinadas e causas recorrentes. Indicadores de acuracidade devem declarar unidade, denominador e critério para evitar comparações entre medidas incompatíveis.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
O ajuste autorizado encerra a investigação?
Não necessariamente. Ele pode corrigir o saldo sem resolver a origem da diferença. O acompanhamento deve verificar se houve correção do processo e se o problema voltou a ocorrer nas contagens seguintes.
Continue a análise
Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
Contato: contato@cnassociados.com.br
Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.
Cobertura de itens únicos e acerto antes do ajuste
Para avaliar o programa, peça uma relação por identificador de item, local e data. O total de sessões não informa quantos itens distintos foram alcançados: recontar o mesmo item aumenta o número de registros sem ampliar necessariamente a cobertura. Preserve também o resultado da primeira contagem, pois a posição após os ajustes responde a outra pergunta.
Exemplo hipotético: a população tem 120 itens. O arquivo registra 80 contagens, com 60 identificadores distintos e 20 segundas contagens desses mesmos itens. A cobertura por quantidade de itens é 60 ÷ 120 = 50%, e não 80 ÷ 120 = 66,67%. Essa deduplicação exige conferir os identificadores; apenas conhecer o número de recontagens não basta se houver terceira ou quarta contagem de um mesmo item.
Dos 60 itens únicos, 54 coincidem com o sistema na primeira contagem: o acerto inicial é 90%. Se o sistema for ajustado e passar a coincidir com os 60, os 100% posteriores não substituem os 90% iniciais. O quadro de acompanhamento deve manter os dois momentos e explicar as seis diferenças.
Cobertura por número de itens, por valor e por local usa denominadores diferentes. Declare a população, a data, a unidade e o critério de seleção. Nenhuma dessas taxas, isoladamente, comprova a integridade de todos os estoques ou determina uma frequência universal de contagem.
Leitura complementar: Auditoria contábil: definição do escopo e das evidências.