Estoques e ativos
Estoque negativo no sistema pode resultar de atraso de entrada, saída duplicada, unidade incorreta ou movimentação em depósito errado. A auditoria reconstrói a sequência dos eventos para distinguir falha de registro de diferença física. Zerar o saldo sem explicar a causa pode transferir o erro para outro período ou item.
Quando esse exame faz sentido
O exame é indicado quando o sistema permite vendas antes do recebimento ou recalcula custos após lançamentos retroativos. É necessário observar o histórico intradiário ou por evento: o saldo do fim do mês pode ocultar posições negativas que afetaram relatórios e cálculos intermediários.
Roteiro de conferência
- Extrair movimentos com data do evento, data de registro, item, depósito e unidade. Validar saldo inicial e reconstruir o saldo progressivo para localizar o primeiro ponto de divergência.
- Rastrear documentos de entrada, saída e transferência, verificando duplicações, cancelamentos e conversões. Identificar registros lançados depois com data retroativa e sua repercussão.
- Conferir a correção proposta e os processos dependentes, como custo, margem e fechamento. Testar se o ajuste resolveu o item e o depósito corretos, sem gerar diferença equivalente em outra posição.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Movimentação detalhada do ERP; saldos iniciais; documentos de entrada e saída; transferências; cadastro de unidades; logs de alteração; parametrizações de bloqueio; memória de recálculo de custos.
Exemplo numérico ilustrativo
Exemplo ilustrativo: o saldo inicial é de 20 unidades. Uma saída de 35 gera posição negativa de 15. Há uma entrada física de 30 anterior à saída, mas registrada depois. Se comprovada, ela explica uma falha de sequência no sistema, com saldo final de 15; não prova que faltaram fisicamente 15 unidades.
O que a análise pode entregar
O resultado pode apresentar causas por ocorrência, impactos a recalcular e recomendações de bloqueio ou revisão. A decisão sobre permitir saldo negativo deve considerar a operação e os controles compensatórios.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
O saldo positivo no fechamento elimina o problema?
Não necessariamente. É preciso verificar os efeitos durante o período, especialmente em custos e decisões baseadas nos relatórios. O saldo final correto pode coexistir com registros intermediários inadequados.
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Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.