Compras e pagamentos
A mesma despesa pode entrar pelo reembolso, pelo cartão corporativo e por uma prestação de contas de viagem. A auditoria de reembolsos cruza esses canais e verifica finalidade, autorização e liquidação. O trabalho deve considerar a política vigente, sem presumir irregularidade apenas porque dois comprovantes têm o mesmo valor.
Quando esse exame faz sentido
Solicitações sem identificação do estabelecimento, aprovações posteriores e prestações de contas acumuladas dificultam a análise. Também merece atenção o uso de comprovantes complementares, como reserva, recibo e nota, que podem documentar um único gasto sem representar despesas adicionais.
Roteiro de conferência
- Reunir as solicitações por pessoa e período, conferir totais com a folha ou o contas a pagar e identificar o efetivo desembolso. Solicitação aprovada e pagamento realizado são etapas distintas.
- Cruzar data, estabelecimento, documento e valor entre reembolsos, cartões e adiantamentos. Tratar coincidências como casos a esclarecer, preservando despesas parceladas e situações com rateio documentado.
- Verificar finalidade empresarial, limites, exceções autorizadas e devolução de saldos. Revisar se quem aprova dispõe dos comprovantes e se consegue identificar pedidos anteriores.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Política de despesas; solicitações e comprovantes; aprovações; faturas de cartões corporativos; adiantamentos de viagem; prestações de contas; razão e comprovantes de pagamento.
Exemplo numérico ilustrativo
Exemplo ilustrativo: uma hospedagem de R$ 1.200 aparece paga no cartão da empresa e incluída em um reembolso de R$ 1.650. Os outros R$ 450 correspondem a despesas diferentes. Se ambos os desembolsos forem confirmados e não houver devolução, a duplicidade é R$ 1.200, não o total do pedido. O relatório deve mostrar o vínculo entre os dois pagamentos.
O que a análise pode entregar
Pode ser entregue uma relação de coincidências esclarecidas e pendentes, despesas fora da política e valores pagos em duplicidade com suporte. Eventuais recuperações devem ser acompanhadas separadamente.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
Uma imagem repetida comprova pagamento duplicado?
Não. O arquivo pode ter sido anexado novamente a um pedido corrigido. É necessário conferir o status das solicitações e os desembolsos para distinguir duplicidade documental de duplicidade financeira.
Continue a análise
Defina o trabalho com a Costa Nova
Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
Contato: contato@cnassociados.com.br
Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.