Uma relação de créditos informa quanto a operação registra a receber. Uma confirmação externa pode ajudar a verificar o que a contraparte reconhece naquela mesma data. Quando os dois números divergem, o trabalho começa pela explicação da diferença. Não basta substituir o saldo da carteira pelo valor informado pelo devedor.
O devedor pode responder com uma posição de outra data, excluir juros que estão em discussão ou considerar um pagamento ainda não processado. Também pode confirmar um saldo incorreto. Por isso, a resposta precisa ser examinada junto com o contrato e os movimentos do crédito. Este estudo apresenta uma base fictícia para mostrar como documentar esse exame.
Definir exatamente o que será confirmado
A solicitação deve identificar a obrigação e a data da posição. É preciso esclarecer se o valor representa principal, encargos, parcelas vencidas ou saldo total. Pedir apenas a confirmação de uma dívida, sem definir sua composição, permite que duas respostas aparentemente incompatíveis estejam tratando de objetos diferentes.
No procedimento de auditoria, o controle sobre a seleção, o envio e o recebimento das confirmações é relevante para a confiabilidade da evidência. A NBC TA 505 trata especificamente desse tema. Uma resposta encaminhada pelo próprio responsável pela carteira exige avaliar a origem e a autenticidade, em vez de receber o mesmo tratamento de uma resposta obtida por canal controlado pelo auditor.
Antes do envio, a relação escolhida deve fechar com a base que está sendo examinada. Se a seleção for de R$ 500.000, mas a posição contábil correspondente for de R$ 620.000, os R$ 120.000 restantes precisam ficar identificados. Ausência da população na seleção não pode ser confundida com confirmação de saldo zero.
Caso fictício com quatro créditos
| Crédito | Saldo registrado | Resposta | Diligência complementar | Resultado do teste |
|---|---|---|---|---|
| A | R$ 100.000 | Reconhece R$ 100.000 | Conferência de contrato e identificação | Sem diferença identificada |
| B | R$ 80.000 | Reconhece R$ 70.000 | Pagamento de R$ 10.000 confirmado antes da posição | Baixa pendente no cadastro |
| C | R$ 60.000 | Não respondeu | Contrato, entrega e recebimento posterior de R$ 60.000 | Evidência alternativa obtida para os testes definidos |
| D | R$ 40.000 | Contesta R$ 15.000 | Correspondência e documentos ainda inconclusivos | Parcela controvertida, sem ajuste automático |
A população do exemplo soma R$ 280.000. A diferença documentalmente esclarecida em B é R$ 10.000. Depois de refletir essa baixa, a posição seria R$ 270.000, mantidas as demais premissas. Dentro desse total, os R$ 15.000 discutidos em D continuam destacados para investigação. Não são somados novamente como um quinto crédito.
O recebimento posterior de C deve estar ligado à obrigação testada. A entrada de R$ 60.000 na conta bancária não basta se o mesmo devedor possui várias dívidas. A conciliação precisa mostrar a referência utilizada para alocar o pagamento e afastar a possibilidade de que ele se refira a outro contrato.
Ausência de resposta não significa concordância
Uma solicitação sem retorno deixa uma etapa sem conclusão. Conforme a finalidade do exame, podem ser necessários procedimentos alternativos que tratem das afirmações relevantes, como existência, titularidade, valor e condição do crédito. Contrato, documento de origem e pagamento posterior não respondem necessariamente a todas essas perguntas com a mesma força.
No caso C, a documentação pode sustentar a existência e a liquidação do crédito selecionado. Ainda assim, pode não resolver uma discussão sobre cessão a outra operação ou retenção de risco pelo cedente. O papel de trabalho deve informar quais perguntas foram respondidas e quais permanecem abertas.
Quando a resposta parece ter sido alterada, veio de um contato sem vínculo demonstrado ou repete exatamente o arquivo preparado pela parte interessada, é necessário investigar sua confiabilidade. A solução não é descartar automaticamente o documento, mas buscar confirmação por canal verificável e registrar o resultado.
Um controle de exceções que possa ser refeito
| Campo do controle | Informação necessária |
|---|---|
| Identificação | Crédito, contraparte, emissão e data da posição |
| Circulação | Destinatário, canal, envio, retorno e validação da origem |
| Comparação | Saldo registrado, valor confirmado e diferença |
| Investigação | Documento que explica cada parcela da diferença |
| Encerramento | Ajuste sustentado, divergência pendente ou evidência insuficiente |
Uma diferença deve ser encerrada por documento e raciocínio, não pelo preenchimento de um campo com a palavra resolvido. Em B, por exemplo, o encerramento aponta o pagamento, a data e a baixa a realizar. Em D, o controle preserva a contestação e especifica o que falta examinar. Essa separação impede que uma resposta parcial seja apresentada como confirmação integral da carteira.
Como a confirmação ajuda a perícia em CRI
Na perícia financeira em CRI, os registros de confirmação podem sustentar quesitos sobre saldo, lastro e pagamentos. O perito deve considerar sua finalidade original e verificar se os documentos respondem ao objeto do processo. Uma confirmação feita para determinada data não comprova, por si, a situação do crédito meses depois.
Para avaliar uma divergência com a Costa Nova Associados, reúna a relação analítica, as solicitações, as respostas recebidas e os documentos utilizados para encerrar as exceções. O material permite distinguir diferença temporal, baixa pendente e controvérsia que exige exame mais amplo.
Referência técnica
CFC, normas de auditoria independente, incluindo a NBC TA 505, referência para o procedimento de confirmação externa. A aplicação exige considerar o escopo do trabalho e a versão pertinente da norma.