Cadastro e dados de fornecedores
Reativar um fornecedor evita novo cadastro, mas pode reaproveitar dados antigos de contato, banco e condição comercial. A auditoria verifica quem solicitou, quais dados foram revalidados e como ocorreram as primeiras compras e pagamentos. Um status inativo não preserva automaticamente a qualidade do cadastro.
Quando esse exame faz sentido
O exame é útil em fornecedores sazonais, contratos retomados e cadastros migrados. Reativações urgentes podem contornar verificações aplicadas a novos fornecedores.
Roteiro de conferência
- Extrair reativações, tempo de inatividade, solicitante, aprovador e campos alterados antes do primeiro uso.
- Conferir existência, dados fiscais, contatos, banco e contrato vigente. Comparar com o processo de novo cadastro.
- Revisar primeiras compras e pagamentos, alterações posteriores e eventual nova inativação. Identificar reativações sem transação legítima.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Cadastro; logs; solicitações; documentos fiscais; contratos; dados bancários; pedidos e pagamentos.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: um cadastro antigo é reativado com a conta bancária original, embora o fornecedor tenha mudado de estrutura. O teste exige revalidação.
O que a análise pode entregar
A entrega pode mostrar reativações sem diligência, dados obsoletos e uso imediato fora do contrato. O ciclo volta a ter responsável definido.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
A aprovação histórica do fornecedor continua válida após anos de inatividade?
Não necessariamente. Dados e riscos relevantes precisam ser reavaliados antes da retomada.
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Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.